Perguntas · E-mail

Como limpo uma lista de e-mails antes de uma campanha?

O que controlamos em cada endereço

A verificação trabalha a dois níveis, ambos antes de enviar o que quer que seja.

• A sintaxe, segundo as regras formais dos endereços de e-mail definidas pelas RFC 5321 e 5322: estrutura, caracteres admitidos, pontuação fora do sítio.
• O domínio, verificando que existe e está configurado para receber correio (registos MX): um domínio bem escrito mas inexistente, ou sem correio de entrada, não leva a nenhuma caixa.

A partir daqui o motor acrescenta três sinais úteis, não só um juízo válido/inválido:

• Gralha no domínio: «gmial.com» é reconhecido; quando a correção é certa, o endereço sai corrigido com o que estava escrito guardado ao lado, e nos outros casos a correção fica proposta. O contacto recupera-se em vez de se perder.
• Caixa descartável: os endereços temporários, feitos para nunca receber uma newsletter a sério, são assinalados pelo que são.
• Endereço genérico: «info@», «geral@», «encomendas@» são endereços válidos e ficam na lista — é só útil saber que por trás não está uma pessoa só, para afinar o tom da campanha.

O que não fazemos, e porquê

Não verificamos se a caixa individual existe de facto ligando-nos ao servidor de correio do destinatário (verificação SMTP). É uma técnica invasiva — bate à porta do servidor alheio um e-mail de cada vez — e nos fornecedores maiores é também pouco fiável: muitos respondem sempre «existe» para não deixar os spammers perceber que endereços são reais, pelo que o resultado não é mais fiável do que atirar uma moeda ao ar.

O princípio que seguimos é outro: recuperar o contacto vale mais do que o veredicto. Uma lista com uma gralha corrigida e declarada é mais útil do que uma lista com esse contacto deitado fora em silêncio.

O resultado que encontra ao lado de cada e-mail

O resultado não é um simples sim ou não: cada endereço volta com um sinal que explica o que encontrámos, para poder decidir linha a linha o que fazer antes do envio.

• Sem sinal: o endereço está bem escrito e o domínio recebe correio, não há nada a corrigir.
• Corrigido na forma: sintaxe arrumada, por exemplo espaços ou maiúsculas fora do sítio retirados, sem tocar no endereço na substância.
• Gralha no domínio: o domínio escrito não existe mas parece-se com um comum; corrigido quando a correção é certa, senão com a correção proposta ao lado.
• Caixa descartável: feita para nunca receber nada de duradouro, convém tê-la debaixo de olho se a campanha exige um contacto estável no tempo.
• Endereço genérico: válido, mas por trás está provavelmente um serviço e não uma pessoa.
• Domínio inexistente ou inválido: aqui a entrega não é possível, e é a parte da lista que convém mesmo tirar antes do envio.

Como a trabalhar

Pode verificar um endereço de cada vez a partir do site para ficar com uma ideia, ou passar a lista inteira num ficheiro: cada linha volta com o resultado ao lado, pronta para ser filtrada antes do envio. Se o seu sistema chama diretamente as nossas API, a verificação de e-mail é um endpoint dedicado e integra-se no fluxo que já usa para enviar as campanhas; para quem envia com o AcyMailing há a extensão pronta.

Um campo pode conter vários endereços separados — acontece muitas vezes nos CRM com «email1; email2» na mesma célula: separamo-los e verificamos ambos, sem que tenha de limpar primeiro o ficheiro à mão. As outras colunas do ficheiro, nome, apelido, morada postal, ficam intactas: acrescentamos só as colunas com o e-mail na forma correta e o resultado, sem tocar no resto da base de contactos.

Porque fazê-lo antes de cada envio

Uma lista com demasiados endereços sem entrega possível piora a reputação do remetente junto dos fornecedores de correio: quantos mais e-mails voltam, mais as campanhas seguintes arriscam acabar no spam, mesmo as dirigidas a contactos reais. Limpar a lista antes do envio não é só uma questão de ordem: protege a capacidade de entrega de todas as campanhas que vêm depois.

Há também um lado mais simples, quase contabilístico: cada e-mail enviado para um endereço inexistente é um envio deitado fora, e numa lista de algumas dezenas de milhares de contactos a diferença entre uma lista limpa e uma em bruto vê-se logo nos números da campanha, não só na sua reputação.

Quanto tempo leva

Uma lista de alguns milhares de endereços fica pronta em poucos minutos; os ficheiros grandes correm numa fila e recebe um e-mail quando o trabalho está pronto, com o resultado disponível para descarregar durante trinta dias. Antes de arrancar vê uma pré-visualização com as colunas reconhecidas no ficheiro: o crédito só é descontado na confirmação, não no simples carregamento. Os preços estão na página de preços.

Uma linha típica, na verificação de contacto

Resultado do e-mail: gralha no domínio, corrigida. A sintaxe está correta, o domínio escrito não existe e está a uma letra de um fornecedor conhecido: o endereço sai como «gmail.com», com o que estava escrito guardado ao lado. O contacto é recuperado em vez de deitado fora. Na verificação de contacto a morada é arrumada na mesma linha; no trabalho só de e-mail as outras colunas ficam como estavam. O nome é inventado para fins demonstrativos; qualquer referência a pessoas reais é mera coincidência.