Kysymykset · Sähköposti

Miten siivoan sähköpostilistan ennen kampanjaa?

Mitä tarkistamme jokaisesta osoitteesta

Tarkistus toimii kahdella tasolla, molemmat ennen kuin mitään lähetetään.

• Syntaksi, sähköpostiosoitteiden muodollisten sääntöjen mukaan (RFC 5321 ja 5322): rakenne, sallitut merkit, väärässä paikassa oleva välimerkki.
• Verkkotunnus: tarkistetaan, että se on olemassa ja on määritetty vastaanottamaan postia (MX-tietue). Oikein kirjoitettu mutta olematon verkkotunnus, tai sellainen, jolla ei ole saapuvaa postia, ei johda mihinkään postilaatikkoon.

Tästä eteenpäin moottori lisää kolme hyödyllistä merkintää, ei vain tuomiota kelvollinen/kelvoton:

• Kirjoitusvirhe verkkotunnuksessa: ”gmial.com” tunnistetaan; kun oikea muoto on tunnettu palveluntarjoaja, osoite korjataan ja alkuperäinen kirjoitusasu jää viereen; muilla verkkotunnuksilla korjaus jää ehdotukseksi. Kummassakin tapauksessa yhteystieto pelastuu sen menettämisen sijaan.
• Kertakäyttöinen postilaatikko: tilapäiset osoitteet, jotka on tehty siihen, ettei niihin koskaan tule oikeaa uutiskirjettä, merkitään siksi, mitä ne ovat.
• Yleisosoite: ”info@”, ”laskutus@”, ”tilaukset@” ovat kelvollisia osoitteita ja pysyvät listalla — on vain hyödyllistä tietää, ettei niiden takana ole yhtä henkilöä, jotta kampanjan sävy osuu oikein.

Mitä emme tee, ja miksi

Emme tarkista, onko yksittäinen postilaatikko todella olemassa, ottamalla yhteyttä vastaanottajan postipalvelimeen (SMTP-tarkistus). Se on tungetteleva tekniikka — se koputtaa toisen palvelimen ovelle osoite kerrallaan — ja suurimmilla palveluntarjoajilla myös epäluotettava: monet vastaavat aina ”on olemassa”, jotta roskapostittajat eivät saisi tietää, mitkä osoitteet ovat oikeita, joten tulos ei ole kolikonheittoa luotettavampi.

Periaatteemme on toinen: yhteystiedon pelastaminen on arvokkaampaa kuin tuomio. Lista, jossa kirjoitusvirhe on korjattu ja ilmoitettu, on hyödyllisempi kuin lista, josta se yhteystieto on hiljaa pudotettu pois.

Tulos, jonka löydät jokaisen osoitteen vierestä

Tulos ei ole pelkkä kyllä tai ei: jokainen osoite palautuu merkinnän kanssa, joka selittää, mitä löysimme, jotta voit päättää rivi riviltä, mitä teet ennen lähetystä.

• Ei merkintää: osoite on kirjoitettu oikein ja verkkotunnus vastaanottaa postia, mitään korjattavaa ei ole.
• Muoto korjattu: syntaksi siistitty, esimerkiksi välilyönnit tai väärässä paikassa olevat isot kirjaimet poistettu, koskematta osoitteen sisältöön.
• Kirjoitusvirhe verkkotunnuksessa: kirjoitettua verkkotunnusta ei ole, mutta se muistuttaa yleistä; tunnetun palveluntarjoajan kohdalla korjattu, muuten korjausehdotus vieressä.
• Kertakäyttöinen postilaatikko: tehty siihen, ettei siihen koskaan tule mitään pysyvää; pidettävä silmällä, jos kampanja vaatii ajan mittaan pysyvän yhteystiedon.
• Yleisosoite: kelvollinen, mutta takana on todennäköisesti toimisto eikä henkilö.
• Verkkotunnusta ei ole tai se on kelvoton: tässä toimitus ei ole mahdollinen, ja tämä on se osa listasta, joka todella kannattaa poistaa ennen lähetystä.

Miten lista käsitellään

Voit tarkistaa yhden osoitteen kerrallaan sivustolla saadaksesi käsityksen, tai ajaa koko listan tiedostona: jokainen rivi palautuu tuloksen kanssa, valmiina suodatettavaksi ennen lähetystä. Jos järjestelmäsi kutsuu suoraan API:amme, sähköpostin tarkistus on oma päätepisteensä ja sopii siihen työnkulkuun, jota jo käytät kampanjoiden lähettämiseen.

Yksi kenttä voi sisältää useita erotettuja osoitteita — CRM-järjestelmissä on usein ”email1; email2” samassa solussa: erottelemme ne ja tarkistamme molemmat ilman, että sinun tarvitsee siivota tiedostoa käsin ensin. Tiedoston muut sarakkeet, nimi, sukunimi, postiosoite, pysyvät koskemattomina: lisäämme vain sarakkeet, joissa on sähköpostiosoite oikeassa muodossa ja tulos, koskematta muuhun rekisteriin.

Miksi se tehdään ennen jokaista lähetystä

Lista, jossa on liikaa osoitteita, joihin ei voi toimittaa, heikentää lähettäjän mainetta sähköpostipalveluntarjoajien silmissä: mitä useampi viesti palautuu, sitä todennäköisemmin seuraavat kampanjat päätyvät roskapostiin, myös oikeille yhteystiedoille lähetetyt. Listan siivoaminen ennen lähetystä ei ole vain järjestyksen kysymys: se suojaa kaikkien myöhempien kampanjoiden perillemenoa.

On myös yksinkertaisempi, lähes kirjanpidollinen puoli: jokainen olemattomaan osoitteeseen lähetetty viesti on hukkaan heitetty lähetys, ja muutaman kymmenen tuhannen yhteystiedon listalla ero siivotun ja siivoamattoman listan välillä näkyy heti kampanjan luvuissa, ei vain sen maineessa.

Kauanko se kestää

Muutaman tuhannen osoitteen lista on valmis muutamassa minuutissa; suuret tiedostot ajetaan jonossa, ja saat sähköpostin, kun työ on valmis, tuloksen ollessa ladattavissa kolmekymmentä päivää. Ennen aloittamista näet esikatselun tiedostosta tunnistetuista sarakkeista: krediitit veloitetaan vasta, kun vahvistat, ei pelkästä lataamisesta. Hinnasto on hintasivulla.

Tyypillinen rivi

Tulos: kirjoitusvirhe verkkotunnuksessa. Syntaksi on oikein, kirjoitettua verkkotunnusta ei ole olemassa, ja oikea muoto on tunnettu palveluntarjoaja: osoite korjataan muotoon ”gmail.com” ja alkuperäinen kirjoitusasu jää viereen. Yhteystieto pelastuu sen sijaan, että se hylättäisiin. Nimi on keksitty esittelytarkoituksessa; kaikki yhtäläisyydet todellisiin henkilöihin ovat sattumaa.