Ερωτήσεις · Email

Πώς καθαρίζω μια λίστα email πριν από μια καμπάνια;

Τι ελέγχουμε σε κάθε διεύθυνση

Ο έλεγχος δουλεύει σε δύο επίπεδα, και τα δύο πριν σταλεί οτιδήποτε.

• Η σύνταξη, σύμφωνα με τους τυπικούς κανόνες των διευθύνσεων email που ορίζουν τα RFC 5321 και 5322: δομή, επιτρεπόμενοι χαρακτήρες, σημεία στίξης σε λάθος θέση.
• Ο τομέας, ελέγχοντας ότι υπάρχει και είναι ρυθμισμένος να δέχεται αλληλογραφία (εγγραφή MX): ένας τομέας γραμμένος σωστά αλλά ανύπαρκτος, ή χωρίς εισερχόμενη αλληλογραφία, δεν οδηγεί σε καμία θυρίδα.

Από εκεί και πέρα η μηχανή προσθέτει τρεις χρήσιμες επισημάνσεις, όχι μόνο μια κρίση έγκυρο/άκυρο:

• Τυπογραφικό λάθος στον τομέα: το «gmial.com» αναγνωρίζεται ως βέβαιο λάθος ενός γνωστού παρόχου και διορθώνεται, με αυτό που γράφτηκε να μένει δίπλα· σε οποιονδήποτε άλλο τομέα η διόρθωση μένει πρόταση, ώστε η επαφή να ανακτάται αντί να χάνεται.
• Προσωρινή θυρίδα: οι προσωρινές διευθύνσεις, φτιαγμένες για να μη λάβουν ποτέ ένα πραγματικό ενημερωτικό δελτίο, επισημαίνονται γι' αυτό που είναι.
• Γενική διεύθυνση: τα «info@», «logistirio@», «paraggelies@» είναι έγκυρες διευθύνσεις και μένουν στη λίστα — απλώς είναι χρήσιμο να ξέρετε ότι πίσω τους δεν βρίσκεται ένα μόνο πρόσωπο, για να ρυθμίσετε τον τόνο της καμπάνιας.

Τι δεν κάνουμε, και γιατί

Δεν ελέγχουμε αν η συγκεκριμένη θυρίδα υπάρχει πράγματι συνδεόμενοι στον διακομιστή αλληλογραφίας του παραλήπτη (έλεγχος SMTP). Είναι μια παρεμβατική τεχνική — χτυπά την πόρτα του ξένου διακομιστή ένα email τη φορά — και στους μεγάλους παρόχους είναι και αναξιόπιστη: πολλοί απαντούν πάντα «υπάρχει» για να μην αφήσουν τους spammers να καταλάβουν ποιες διευθύνσεις είναι αληθινές, οπότε το αποτέλεσμα δεν είναι πιο αξιόπιστο από μια ρίψη νομίσματος.

Η αρχή που ακολουθούμε είναι διαφορετική: η ανάκτηση της επαφής αξίζει περισσότερο από την ετυμηγορία. Μια λίστα με ένα τυπογραφικό λάθος διορθωμένο και δηλωμένο είναι πιο χρήσιμη από μια λίστα με εκείνη την επαφή απορριμμένη σιωπηλά.

Το αποτέλεσμα που βρίσκετε δίπλα σε κάθε email

Το αποτέλεσμα δεν είναι ένα απλό ναι ή όχι: κάθε διεύθυνση επιστρέφει με μια επισήμανση που εξηγεί τι βρήκαμε, ώστε να αποφασίσετε γραμμή προς γραμμή τι θα κάνετε πριν από την αποστολή.

• Καμία επισήμανση: η διεύθυνση είναι γραμμένη σωστά και ο τομέας δέχεται αλληλογραφία, δεν υπάρχει τίποτα να διορθωθεί.
• Διορθωμένη στη μορφή: σύνταξη τακτοποιημένη, για παράδειγμα κενά ή κεφαλαία σε λάθος θέση αφαιρέθηκαν, χωρίς να αγγιχτεί η διεύθυνση στην ουσία της.
• Τυπογραφικό λάθος στον τομέα: ο τομέας που γράφτηκε δεν υπάρχει αλλά μοιάζει με έναν γνωστό· αν το λάθος είναι βέβαιο, η διεύθυνση βγαίνει διορθωμένη με το αρχικό δίπλα, αλλιώς η διόρθωση μένει πρόταση.
• Προσωρινή θυρίδα: φτιαγμένη για να μη λάβει ποτέ τίποτα μόνιμο, θέλει προσοχή αν η καμπάνια απαιτεί σταθερή επαφή στον χρόνο.
• Γενική διεύθυνση: έγκυρη, αλλά πίσω της βρίσκεται μάλλον ένα γραφείο και όχι ένα πρόσωπο.
• Τομέας ανύπαρκτος ή άκυρος: εδώ η παράδοση δεν είναι δυνατή, και είναι το μέρος της λίστας που πράγματι συμφέρει να αφαιρεθεί πριν από την αποστολή.

Πώς την επεξεργάζεστε

Μπορείτε να ελέγξετε μία διεύθυνση τη φορά από τον ιστότοπο για να πάρετε μια ιδέα, ή να περάσετε ολόκληρη τη λίστα σε ένα αρχείο: κάθε γραμμή επιστρέφει με το αποτέλεσμα δίπλα, έτοιμη να φιλτραριστεί πριν από την αποστολή. Αν το σύστημά σας καλεί απευθείας το API μας, η επαλήθευση email είναι ένα ξεχωριστό endpoint και ενσωματώνεται στη ροή που ήδη χρησιμοποιείτε για την αποστολή των καμπανιών.

Ένα πεδίο μπορεί να περιέχει περισσότερες διευθύνσεις χωρισμένες μεταξύ τους — συμβαίνει συχνά στα CRM με «email1; email2» στο ίδιο κελί: τις χωρίζουμε και τις ελέγχουμε και τις δύο, χωρίς να χρειάζεται πρώτα να καθαρίσετε το αρχείο με το χέρι. Οι άλλες στήλες του αρχείου, όνομα, επώνυμο, ταχυδρομική διεύθυνση, μένουν ανέπαφες: προσθέτουμε μόνο τις στήλες με το email στη σωστή μορφή και το αποτέλεσμα, χωρίς να αγγίξουμε το υπόλοιπο αρχείο.

Γιατί να το κάνετε πριν από κάθε αποστολή

Μια λίστα με πολλές μη παραδοτέες διευθύνσεις χειροτερεύει τη φήμη του αποστολέα στους παρόχους αλληλογραφίας: όσο περισσότερα email γυρίζουν πίσω, τόσο περισσότερο οι επόμενες καμπάνιες κινδυνεύουν να καταλήξουν στα ανεπιθύμητα, ακόμη κι εκείνες που απευθύνονται σε πραγματικές επαφές. Ο καθαρισμός της λίστας πριν από την αποστολή δεν είναι μόνο ζήτημα τάξης: προστατεύει την παραδοσιμότητα όλων των καμπανιών που ακολουθούν.

Υπάρχει και μια πιο απλή, σχεδόν λογιστική πλευρά: κάθε email που στέλνεται σε ανύπαρκτη διεύθυνση είναι μια αποστολή πεταμένη, και σε μια λίστα μερικών δεκάδων χιλιάδων επαφών η διαφορά ανάμεσα σε μια καθαρή και μια ακατέργαστη λίστα φαίνεται αμέσως στους αριθμούς της καμπάνιας, όχι μόνο στη φήμη της.

Πόσο διαρκεί

Μια λίστα μερικών χιλιάδων διευθύνσεων είναι έτοιμη σε λίγα λεπτά· τα μεγάλα αρχεία τρέχουν σε ουρά και λαμβάνετε email όταν η εργασία είναι έτοιμη, με το αποτέλεσμα διαθέσιμο για λήψη τριάντα ημέρες. Πριν ξεκινήσετε βλέπετε μια προεπισκόπηση με τις στήλες που αναγνωρίστηκαν στο αρχείο: οι μονάδες αφαιρούνται μόνο κατά την επιβεβαίωση, όχι με την απλή μεταφόρτωση. Ο τιμοκατάλογος βρίσκεται στη σελίδα τιμών.

Μια τυπική γραμμή

Αποτέλεσμα: τυπογραφικό λάθος στον τομέα, διορθωμένο. Η σύνταξη είναι σωστή, ο τομέας όπως γράφτηκε δεν υπάρχει και απέχει ένα γράμμα από έναν γνωστό πάροχο: η διεύθυνση βγαίνει ως «gmail.com», με αυτό που γράφτηκε να μένει δίπλα. Η επαφή ανακτάται αντί να απορριφθεί· στο ίδιο πέρασμα η ταχυδρομική διεύθυνση επιστρέφει στην ελληνική μορφή. Το ονοματεπώνυμο είναι επινοημένο για λόγους επίδειξης· κάθε αναφορά σε πραγματικά πρόσωπα είναι εντελώς συμπτωματική.