Ερωτήσεις · Διευθύνσεις

Πώς καθαρίζω και διορθώνω ένα αρχείο πελατών;

Τι σημαίνει καθαρισμός ενός αρχείου πελατών

Ένα αρχείο πελατών παλιώνει από μόνο του: όποιος καταχωρίζει τα στοιχεία βιάζεται, όποιος εισάγει μια λίστα μπερδεύει τις στήλες, όποιος απαντά στο τηλέφωνο γράφει το όνομα όπως το ακούει. Μετά από λίγο καιρό το ίδιο αρχείο περιέχει διευθύνσεις συντομευμένες με δέκα διαφορετικούς τρόπους, το ίδιο πρόσωπο σε δύο ή τρεις εγγραφές, email με τυπογραφικό λάθος στον τομέα και τηλέφωνα με το πρόθεμα γραμμένο μισό. Κανένα από αυτά δεν είναι σοβαρό λάθος από μόνο του. Όλα μαζί γυρίζουν πίσω τις επιστολές, στέλνουν δύο φορές την ίδια επικοινωνία και φουσκώνουν τους αριθμούς των καμπανιών.

Διόρθωση σημαίνει να επαναφέρεις κάθε στοιχείο στη σωστή του μορφή όταν είναι δυνατόν, να επισημάνεις ό,τι δεν μπορεί να ανασυσταθεί με βεβαιότητα, και να συγχωνεύσεις τις εγγραφές που μιλούν για το ίδιο πρόσωπο χωρίς να χαθεί τίποτα από όσα περιείχαν. Το αποτέλεσμα είναι ένα αρχείο στο οποίο μια καμπάνια, ένα τιμολόγιο ή μια αναζήτηση με το όνομα δίνουν το αναμενόμενο.

Η σειρά των δύο εργασιών, και γιατί μετράει

Πρώτη εργασία: η επαλήθευση διευθύνσεων. Οδός ολογράφως, αριθμός στη θέση του, ταχυδρομικός κώδικας στη μορφή «176 74», πόλη με κεφαλαία. Ξεκινάμε από εδώ γιατί όλα τα υπόλοιπα στηρίζονται στη διεύθυνση: δύο εγγραφές με «Λεωφ. Συγγρού 364» και «Λεωφόρος Συγγρού, 364» μοιάζουν διαφορετικές μέχρι η διεύθυνση να γραφτεί με τον ίδιο τρόπο. Στις χώρες με εθνικό μητρώο διευθύνσεων σε λειτουργία, οδός και αριθμός επαληθεύονται κιόλας· για την Ελλάδα το μητρώο δεν είναι ακόμη σε λειτουργία, η διεύθυνση μπαίνει στη μορφή της χώρας και το αποτέλεσμα το λέει.

Στην ίδια εργασία: ονοματεπώνυμο και στοιχεία επικοινωνίας. Επώνυμο και όνομα στη σωστή μορφή, email με σωστό τομέα, τηλέφωνα στη μορφή της χώρας με αναγνωρισμένο τύπο (κινητό ή σταθερό), ιστότοποι που πράγματι απαντούν. Ένα email ή ένα τηλέφωνο γραμμένο σε λάθος πεδίο μπαίνει στη θέση του. Είναι έλεγχοι ανά γραμμή: γίνονται πριν από τη σύγκριση, ώστε η αφαίρεση διπλοεγγραφών να δουλεύει με δεδομένα ήδη σωστά.

Δεύτερη εργασία: οι διπλοεγγραφές. Με τις διευθύνσεις τακτοποιημένες, η σύγκριση των εγγραφών αναγνωρίζει το ίδιο πρόσωπο ακόμη και με το όνομα συντομευμένο, επώνυμο και όνομα αντεστραμμένα ή ένα τυπογραφικό λάθος. Κάθε ομάδα διπλοεγγραφών φέρει ένα επίπεδο βεβαιότητας και την αιτία της αντιστοίχισης, και προτείνει την κύρια εγγραφή με το καλύτερο πεδίο από καθεμία. Στη συγχώνευση διατηρούνται όλα τα τηλέφωνα και όλα τα email, χωρίς επαναλήψεις.

Τι δεν πρέπει να κάνει μια διόρθωση

• Να επινοεί. Αν ο αριθμός λείπει ή ο ταχυδρομικός κώδικας δεν έχει την ελληνική μορφή, το αποτέλεσμα το λέει και αφήνει την απόφαση σε εσάς.
• Να διαγράφει από μόνη της. Οι διπλοεγγραφές επισημαίνονται με την ετυμηγορία και την προτεινόμενη κύρια εγγραφή. Το αν θα ενωθούν ή θα μείνουν χωριστές δύο εγγραφές είναι επιλογή όποιου γνωρίζει τους πελάτες.
• Να απορρίπτει για ένα τυπογραφικό λάθος. Ένα email με «gmial.com» μένει στο αρχείο, με την προτεινόμενη διόρθωση δίπλα του.
• Να δουλεύει σιωπηλά. Κάθε πεδίο που αλλάζει πρέπει να έχει δίπλα του την προηγούμενη τιμή, την καινούργια και την αιτία. Χωρίς αυτό, η διόρθωση δεν μπορεί ούτε να ελεγχθεί ούτε να εξηγηθεί σε όποιον την πληρώνει.

Πώς γίνεται στην πράξη με το RadarAddress

Εξάγετε το αρχείο πελατών σε Excel ή CSV με τις στήλες που έχετε: επώνυμο, όνομα, διεύθυνση, ταχυδρομικός κώδικας, πόλη, χώρα, email, τηλέφωνο. Το αρχείο ανεβαίνει όπως είναι: η μεταφόρτωση αναγνωρίζει το διαχωριστικό, την κωδικοποίηση και τις επικεφαλίδες. Πριν ξεκινήσει η εργασία βλέπετε την προεπισκόπηση των γραμμών και πόσες μονάδες απαιτεί· οι μονάδες αφαιρούνται μόνο κατά την επιβεβαίωση.

Η πρώτη εργασία είναι η επαλήθευση διευθύνσεων, που τακτοποιεί τη διεύθυνση και ελέγχει στην ίδια γραμμή το ονοματεπώνυμο, το email, το τηλέφωνο και τον ιστότοπο. Η δεύτερη, στο ίδιο αρχείο, είναι η αφαίρεση διπλοεγγραφών, που επιστρέφει κάθε γραμμή με την ομάδα στην οποία ανήκει και την εγγραφή που πρέπει να κρατηθεί. Για να ελέγξετε μόνο email, τηλέφωνα ή ιστότοπους υπάρχουν οι αντίστοιχες εργασίες, ένα στοιχείο τη φορά. Σε κάθε αρχείο αποτελεσμάτων βρίσκετε για κάθε γραμμή το αποτέλεσμα, τη σωστή μορφή και τι άλλαξε· η αναφορά στο τέλος της εργασίας συνοψίζει τα αποτελέσματα ανά κατηγορία, ώστε να ξέρετε αμέσως πόσες γραμμές ήταν σωστές, πόσες διορθώθηκαν και πόσες πρέπει να ελεγχθούν με το χέρι.

Όποιος δουλεύει με κώδικα έχει τις ίδιες δύο εργασίες στο API: ένα endpoint ανά υπηρεσία, μεμονωμένο ή σε παρτίδες, και την ασύγχρονη εργασία για τα μεγάλα αρχεία. Για τη σωστή προετοιμασία υπάρχει ο οδηγός για το αρχείο· ο τιμοκατάλογος βρίσκεται στη σελίδα τιμών.

Πώς μετριέται το αποτέλεσμα

Μια διόρθωση κρίνεται με τους αριθμούς του πριν και του μετά. Οι χρήσιμοι αριθμοί είναι λίγοι: πόσες γραμμές είχαν διεύθυνση που η μηχανή χρειάστηκε να διορθώσει, πόσες μένουν με αποτέλεσμα προς έλεγχο, πόσες ομάδες διπλοεγγραφών βρέθηκαν και με ποιο επίπεδο βεβαιότητας, πόσα email και πόσα τηλέφωνα δεν είναι χρησιμοποιήσιμα. Η αναφορά κάθε εργασίας τους δίνει ανά κατηγορία αποτελέσματος, και ο λογαριασμός σας κρατά το ιστορικό όλων όσων επεξεργαστήκατε.

Ο αριθμός που μετράει πραγματικά έρχεται μετά, και είναι δικός σας: πόσες επιστολές γυρίζουν πίσω στην επόμενη καμπάνια, και πόσες διπλές επικοινωνίες φεύγουν. Αν πριν από τη διόρθωση δεν το μετρούσατε, είναι η στιγμή να αρχίσετε: είναι ο μόνος τρόπος να ξέρετε πόσο απέδωσε.

Μια εγγραφή πριν και μετά τη διόρθωση

Κάθε γραμμή του αποτελέσματος φέρει το αποτέλεσμα και τον κατάλογο των αλλαγών με την αιτία: συντομογραφία αναλυμένη σε «Λεωφόρος», ταχυδρομικός κώδικας στην ελληνική μορφή, πόλη με κεφαλαία, ονοματεπώνυμο σε τάξη. Αν στο αρχείο υπάρχει και «ΠΑΠΑΔΟΠΟΥΛΟΣ Γ., Λεωφόρος Συγγρού 364», η αφαίρεση διπλοεγγραφών την αντιστοιχίζει σε αυτή την εγγραφή ως βέβαιη. Το ονοματεπώνυμο είναι επινοημένο για λόγους επίδειξης· κάθε αναφορά σε πραγματικά πρόσωπα είναι εντελώς συμπτωματική.