Frågor · Kundregister

Hur rensar och rättar man ett kundregister?

Vad det betyder att rensa ett kundregister

Ett kundregister åldras av sig självt: den som matar in uppgifter har bråttom, den som importerar en lista blandar ihop kolumnerna, den som tar emot ett samtal skriver namnet på gehör. Efter en tid innehåller samma register gator förkortade på tio olika sätt, samma person på två eller tre poster, e-postadresser med ett stavfel i domänen och telefonnummer med landskoden skriven till hälften. Inget av det är ett allvarligt fel för sig. Tillsammans får de breven att komma tillbaka, skickar samma meddelande två gånger och blåser upp kampanjernas siffror.

Att rätta betyder att föra varje uppgift tillbaka till sin korrekta form när det går, flagga det som inte kan återskapas med säkerhet, och slå ihop de poster som handlar om samma person utan att förlora något av det de innehöll. Resultatet är ett register där en kampanj, en faktura eller en sökning på namn ger det väntade svaret.

Adresser, kontaktuppgifter, dubbletter: varför ordningen spelar roll

Första jobbet: adressvalideringen. Gatan utskriven, husnumret på sin plats, postnumret i rätt format, postorten i sin officiella form och med versaler. Man börjar här för att allt annat vilar på adressen: två poster med ”Hantverkarg. 1” och ”Hantverkargatan 1” ser olika ut tills adressen är skriven på samma sätt. I länderna vars nationella register är i drift bekräftas gata och husnummer ett och ett; svenska adresser sätts i sin postform, och Sverige följer så snart tillgången till registret är på plats.

I samma jobb: namn och kontaktuppgifter. Efternamn och förnamn i rätt form, e-postadresser med rätt domän, telefonnummer i nationell form med typen igenkänd, webbplatser som verkligen svarar. En e-postadress eller ett telefonnummer i fel fält flyttas till rätt plats. Det är kontroller rad för rad: de görs före jämförelsen, så att dubblettrensningen arbetar med uppgifter som redan är korrekta.

Andra jobbet: dubbletterna. Med adresserna ordnade känner jämförelsen mellan posterna igen samma person även med förkortat förnamn, efternamn och förnamn i omvänd ordning eller ett stavfel. Varje grupp av dubbletter får en säkerhetsnivå och orsaken till matchningen, och en huvudpost föreslås med det bästa fältet hämtat från var och en. Vid sammanslagningen behålls alla telefonnummer och alla e-postadresser, utan upprepningar.

Vad en registerrensning inte får göra

• Hitta på. Om en gata inte kan bekräftas eller husnumret saknas säger resultatet det och lämnar beslutet till dig.
• Radera på egen hand. Dubbletterna flaggas med bedömningen och den föreslagna huvudposten. Att slå ihop eller hålla isär två poster är ett val för den som känner kunderna.
• Kasta bort för ett stavfel. En e-postadress med ”gmial.com” rättas, och posten behålls med den föreslagna rättelsen bredvid.
• Arbeta i tysthet. Varje ändrat fält ska ha värdet före, värdet efter och orsaken bredvid sig. Utan det kan rättelsen varken kontrolleras eller förklaras för den som betalar för den.

Rensa kundregistret med RadarAddress, i praktiken

Du exporterar registret till en Excel- eller CSV-fil med de kolumner du har: efternamn, förnamn, gatuadress, postnummer, postort, land, e-post, telefon. Filen laddas upp som den är: uppladdningen känner igen avgränsaren, teckenkodningen och rubrikerna. Innan jobbet startar ser du en förhandsvisning av raderna och hur mycket det kommer att förbruka; krediter dras först när du bekräftar.

Det första jobbet är adressvalideringen, som ordnar adressen och på samma rad kontrollerar namn, e-post, telefon och webbplats. Det andra, på samma fil, är dubblettrensningen, som lämnar tillbaka varje rad med sin grupp och den post som bör behållas. Vill du bara kontrollera e-post, telefonnummer eller webbplatser finns egna jobb för det, ett element i taget. I varje resultatfil hittar du för varje rad resultatet, den korrekta formen och vad som ändrats; sammanställningen i slutet av jobbet grupperar utfallen per kategori, så att du genast vet hur många rader som var korrekta, hur många som rättats och hur många som bör ses över för hand.

Den som arbetar från kod har samma två jobb i API:et: en endpoint per tjänst, enskild eller i buntar, och asynkrona jobb för stora register. För att förbereda filen väl finns guiden till filen; prislistan finns på prissidan.

Hur resultatet av rensningen mäts

En rättelse bedöms på siffrorna före och efter. De nyttiga siffrorna är få: hur många rader hade en adress som motorn behövde rätta, hur många blir kvar med ett resultat att se över, hur många grupper av dubbletter hittades och med vilken säkerhetsnivå, hur många e-postadresser och telefonnummer går inte att använda. Sammanställningen för varje jobb ger dem per resultatkategori, och ditt konto behåller historiken över allt du bearbetat.

Siffran som verkligen räknas kommer efteråt, och den är din: hur många brev kommer tillbaka vid nästa kampanj, och hur många dubbla meddelanden går ut. Om du inte mätte det före rättelsen är det dags att börja: det är enda sättet att veta vad den gav.

En post före och efter rättelsen

Varje rad i resultatet har sitt resultat och listan över ändringar med orsak: här gatan utskriven, postnumret i svenskt format, postorten med versaler. Finns det i registret också ”ANDERSSON A., Hantverkargatan 1, 111 52 STOCKHOLM” lägger dubblettrensningen den bredvid den här posten som säker matchning: liknande namn, samma adress. Namnet är påhittat i demonstrationssyfte; varje likhet med verkliga personer är en tillfällighet.