Kysymykset · Asiakasrekisteri

Miten asiakasrekisteri siivotaan ja korjataan?

Mitä asiakasrekisterin siivous tarkoittaa

Asiakasrekisteri vanhenee itsestään: tietojen syöttäjällä on kiire, listan tuoja sekoittaa sarakkeet, puhelimessa nimi kirjoitetaan korvakuulolta. Jonkin ajan kuluttua samassa rekisterissä on kymmenellä tavalla lyhennettyjä osoitteita, sama henkilö kahdella tai kolmella tietueella, sähköpostiosoitteita, joiden verkkotunnuksessa on kirjoitusvirhe, ja puhelinnumeroita, joissa suuntanumero on puoliksi. Yksikään näistä ei ole yksinään vakava virhe. Yhdessä ne palauttavat kirjeet, lähettävät saman viestin kahdesti ja paisuttavat kampanjoiden lukuja.

Korjaaminen tarkoittaa, että jokainen tieto palautetaan oikeaan muotoonsa, kun se on mahdollista, että se, mitä ei voi rakentaa uudelleen varmasti, merkitään, ja että samaa henkilöä tarkoittavat tietueet yhdistetään menettämättä mitään niiden sisällöstä. Tuloksena on rekisteri, jossa kampanja, lasku tai nimihaku antaa odotetun tuloksen.

Osoitteet, yhteystiedot, duplikaatit: miksi järjestys on tärkeä

Ensimmäinen työ: osoitteen tarkistus. Katu kokonaan kirjoitettuna, talonumero paikallaan, postinumero oikein myös silloin, kun se riippuu kadun osuudesta, postitoimipaikka virallisessa muodossaan. Tästä aloitetaan, koska kaikki muu nojaa osoitteeseen: kaksi tietuetta, joissa lukee ”Aleksis Kiven k. 14” ja ”Aleksis Kiven katu 14”, näyttävät erilaisilta, kunnes osoite on kirjoitettu samalla tavalla.

Samassa työssä nimi ja yhteystiedot. Suku- ja etunimi oikeassa muodossa, sähköpostiosoite oikealla verkkotunnuksella, puhelinnumero kansainvälisessä muodossa, verkkosivu, joka todella vastaa. Väärään kenttään kirjoitettu sähköpostiosoite tai puhelinnumero siirretään oikealle paikalleen. Nämä ovat rivikohtaisia tarkistuksia: ne tehdään ennen vertailua, jotta duplikaattien poisto saa käyttöönsä jo oikeat tiedot.

Toinen työ: duplikaatit. Kun osoitteet ovat kunnossa, tietueiden vertailu tunnistaa saman henkilön myös lyhennetyllä etunimellä, suku- ja etunimi vaihtaneina paikkaa tai kirjoitusvirheen kanssa. Jokainen duplikaattiryhmä saa varmuustason ja yhdistämisen perusteen, ja moottori ehdottaa päätietuetta, johon on otettu paras kenttä kustakin. Yhdistettäessä kaikki puhelinnumerot ja sähköpostiosoitteet säilyvät ilman toistoja.

Mitä asiakasrekisterin siivous ei saa tehdä

• Keksiä. Jos katua ei löydy kunnasta tai talonumero puuttuu, tulos sanoo sen ja jättää päätöksen sinulle.
• Poistaa omin päin. Duplikaatit merkitään tuomion ja ehdotetun päätietueen kanssa. Kahden tietueen yhdistäminen tai erillään pitäminen on sen valinta, joka tuntee asiakkaat.
• Hylätä kirjoitusvirheen takia. Sähköpostiosoite, jossa lukee ”gmial.com”, korjataan, ja tietue säilyy korjatun ja alkuperäisen osoitteen kanssa.
• Työskennellä hiljaa. Jokaisen muutetun kentän vieressä on oltava arvo ennen, arvo jälkeen ja syy. Ilman sitä korjausta ei voi tarkistaa eikä selittää sille, joka sen maksaa.

Asiakasrekisterin siivous RadarAddressilla käytännössä

Viet rekisterin Excel- tai CSV-tiedostoon niillä sarakkeilla, jotka sinulla on: sukunimi, etunimi, osoite, postinumero, postitoimipaikka, sähköposti, puhelin. Tiedosto ladataan sellaisenaan: lataus tunnistaa erottimen, merkistön ja otsikot. Ennen työn alkua näet esikatselun riveistä ja sen, paljonko krediittejä työ käyttää; krediitit veloitetaan vasta, kun vahvistat.

Ensimmäinen työ on osoitteen tarkistus, joka saattaa osoitteen kuntoon ja tarkistaa samalla rivillä nimen, sähköpostin, puhelimen ja verkkosivun. Toinen työ samalle tiedostolle on duplikaattien poisto, joka palauttaa jokaisen rivin ryhmineen ja säilytettävine tietueineen. Jos haluat tarkistaa vain sähköpostit, puhelinnumerot tai verkkosivut, niille on omat työt, yksi tieto kerrallaan. Jokaisessa tulostiedostossa on jokaiselle riville tulos, oikea muoto ja se, mikä muuttui; työn loppuraportti kokoaa tulokset luokittain, joten tiedät heti, kuinka moni rivi oli kunnossa, kuinka moni korjattiin ja kuinka moni on katsottava käsin.

Koodista työskentelevällä on samat kaksi työtä API:ssa: yksi päätepiste palvelua kohden, yksittäin tai erissä, ja asynkroninen työ suurille rekistereille. Tiedoston valmisteluun on tiedosto-opas; hinnasto on hintasivulla.

Miten siivouksen tulos mitataan

Korjausta arvioidaan ennen–jälkeen-luvuilla. Hyödyllisiä lukuja on vähän: kuinka monella rivillä oli osoite, jonka moottori joutui korjaamaan, kuinka moni jää tarkistettavaksi, kuinka monta duplikaattiryhmää löytyi ja millä varmuustasolla, kuinka moni sähköpostiosoite ja puhelinnumero ei ole käyttökelpoinen. Jokaisen työn raportti antaa ne tulosluokittain, ja tilisi toimintasivu pitää kirjaa kaikesta, mitä olet käsitellyt.

Luku, jolla on todella väliä, tulee myöhemmin ja on sinun: kuinka moni kirje palaa seuraavassa kampanjassa ja kuinka moni viesti lähtee kahteen kertaan. Jos et mitannut sitä ennen korjausta, nyt on aika aloittaa: se on ainoa tapa tietää, paljonko korjaus tuotti.

Yksi tietue ennen ja jälkeen korjauksen

Jokaisella tulosrivillä on tulos ja muutosluettelo perusteineen: katu kirjoitettu kokonaan, postinumero korjattu rekisterin mukaan, numero täydennetty rekisterin rakennuksen mukaan. Jos rekisterissä on myös ”M. Virtanen, Aleksis Kiven katu 14, Tampere”, duplikaattien poisto liittää sen tähän tietueeseen varmuustasoineen. Nimi on keksitty esittelytarkoituksessa; kaikki yhtäläisyydet todellisiin henkilöihin ovat sattumaa.