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¿Cómo se verifica y corrige una base de datos de clientes?

Qué significa corregir una base de datos

Una base de datos de clientes envejece sola: quien introduce los datos va con prisa, quien importa una lista intercambia las columnas, quien atiende el teléfono escribe el nombre de oído. Al cabo de un tiempo el mismo archivo contiene direcciones abreviadas de diez maneras distintas, la misma persona en dos o tres fichas, emails con una errata en el dominio y teléfonos con el prefijo escrito a medias. Ninguno de estos es un error grave por sí solo. Todos juntos hacen que vuelvan las cartas, que se mande dos veces la misma comunicación y que las cifras de las campañas se inflen.

Corregir no significa borrar las fichas imperfectas. Significa llevar cada dato a su forma correcta cuando es posible, señalar lo que no se puede reconstruir con certeza y fusionar las fichas que hablan de la misma persona sin perder nada de lo que contenían. El resultado es una base de datos en la que una campaña, una factura o una búsqueda por nombre dan el resultado esperado.

El orden de los tres pasos, y por qué importa

Primero: las direcciones. Tipo de vía por extenso, número en su sitio, código postal correcto también en las ciudades con varios distritos postales, municipio en su forma oficial. Se empieza por aquí porque todo lo demás se apoya en la dirección: dos fichas con «Avda. de la Constitución 1» y «Avenida de la Constitución, 1» parecen distintas hasta que la dirección está escrita de la misma manera.

Segundo: los duplicados. Con las direcciones arregladas, la comparación entre fichas reconoce a la misma persona aunque el nombre esté abreviado, apellidos y nombre invertidos o haya una errata. Cada grupo de duplicados lleva un nivel de certeza y el motivo de la coincidencia, y propone la ficha principal con el mejor campo tomado de cada una.

Tercero: los datos de contacto. Email con el dominio correcto, teléfonos en el formato internacional con el tipo reconocido, sitios web que responden de verdad. Son controles ficha por ficha: se hacen al final, cuando las fichas ya son las correctas, para no verificar dos veces el mismo contacto.

Lo que una corrección no debe hacer

• Inventar. Si una calle no aparece en el municipio o falta el número, el resultado lo dice y te deja la decisión a ti. Una dirección plausible construida sobre el papel es peor que una dirección declarada incierta.
• Borrar por su cuenta. Los duplicados se señalan con el veredicto y la ficha principal propuesta. Unir o mantener separadas dos fichas es una decisión de quien conoce a los clientes.
• Descartar por una errata. Un email con «gmial.com» no es un contacto perdido: es un contacto con la corrección al lado.
• Trabajar en silencio. Cada campo modificado tiene que llevar al lado el valor de antes, el de después y el motivo. Sin eso, la corrección no se puede comprobar ni explicar a quien la paga.

Cómo se hace en la práctica con RadarAddress

Exportas la base de datos a un archivo Excel o CSV con las columnas que tengas: apellidos, nombre, dirección, código postal, municipio, provincia, email, teléfono. No hace falta prepararlo: la carga reconoce el separador, la codificación y los encabezados. Antes de que arranque el trabajo ves la vista previa de las filas y cuánto crédito requiere; el crédito se descuenta solo al confirmar.

El primer trabajo es la verificación del contacto, que arregla la dirección y ordena en la misma fila el nombre y los apellidos. El segundo, sobre el mismo archivo, es la deduplicación, que devuelve cada fila con el grupo al que pertenece y la ficha que hay que conservar. Emails, teléfonos y sitios web se verifican con los trabajos dedicados, un elemento cada vez. En cada archivo de resultado encuentras, para cada fila, el resultado, la forma correcta y lo que ha cambiado; el informe de fin de trabajo resume los resultados por categoría, para que sepas enseguida cuántas filas estaban bien, cuántas se han corregido y cuántas hay que revisar a mano.

Quien trabaja desde código tiene los mismos tres pasos en la API: un endpoint por servicio, individual o por lotes, y el trabajo asíncrono para las bases de datos grandes. Para prepararlo bien está la guía del archivo; la lista de precios está en la página de precios.

Cómo se mide el resultado

Una corrección se juzga con las cifras de antes y de después, no con una sensación. Las cifras útiles son pocas: cuántas filas tenían una dirección que el motor ha tenido que corregir, cuántas quedan con un resultado por revisar, cuántos grupos de duplicados se han encontrado y con qué nivel de certeza, cuántos emails y cuántos teléfonos no se pueden usar. El informe de cada trabajo las da por categoría de resultado, y la página de actividad de tu cuenta guarda el historial de todo lo que has procesado.

La cifra que de verdad cuenta llega después, y es tuya: cuántas cartas vuelven en la siguiente campaña y cuántas comunicaciones duplicadas salen. Si antes de la corrección no lo medías, es el momento de empezar: es la única manera de saber cuánto ha rendido.

Una ficha antes y después de la corrección

Cada fila del resultado lleva el resultado y la lista de cambios con el motivo. Si en la base de datos hay también «A. Garcia, Avenida de la Constitución 1, Sevilla», la deduplicación la asocia a esta ficha con su nivel de certeza. Nombre inventado con fines demostrativos; cualquier referencia a personas reales es pura coincidencia.