Spørsmål · Adresser

Hvordan kontrollerer og retter jeg et kunderegister?

Hva det betyr å rette et register

Et kunderegister eldes av seg selv: den som legger inn data har det travelt, den som importerer en liste bytter om kolonnene, den som tar telefonen skriver navnet etter gehør. Etter noen år inneholder samme register adresser forkortet på ti forskjellige måter, samme person på to eller tre oppføringer, e-postadresser med en skrivefeil i domenet og telefonnumre med landskoden skrevet halvveis. Ingen av delene er en alvorlig feil alene. Til sammen sender de brev i retur, sender samme melding to ganger og blåser opp tallene i kampanjene.

Å rette betyr ikke å slette de ufullkomne oppføringene. Det betyr å føre hver opplysning tilbake til korrekt form der det er mulig, å merke det som ikke kan rekonstrueres med sikkerhet, og å slå sammen oppføringene som handler om samme person uten å miste noe av det de inneholdt. Resultatet er et register der en kampanje, en faktura eller et navnesøk gir det svaret du venter.

Rekkefølgen på de tre stegene, og hvorfor den betyr noe

Først: adressene. Gatenavnet helt ut, husnummeret på plass, riktig postnummer og poststedet i offisiell form. Man begynner her fordi alt det andre hviler på adressen: to oppføringer med «Karl Johans gt. 22» og «Karl Johans gate 22» ser forskjellige ut helt til adressen er skrevet på samme måte.

Så: dublettene. Med adressene på plass kjenner sammenligningen igjen samme person også med forkortet fornavn, etternavn og fornavn i motsatt rekkefølge eller en skrivefeil. Hver gruppe av dubletter får et sikkerhetsnivå og årsaken til koblingen, og foreslår en hovedoppføring med det beste feltet hentet fra hver av dem.

Til slutt: kontaktopplysningene. E-postadresse med korrekt domene, telefonnummer i internasjonalt format med typen gjenkjent (mobil eller fasttelefon), nettsteder som faktisk svarer. Det er kontroller på én oppføring om gangen: de gjøres sist, når oppføringene allerede er de riktige, så du ikke kontrollerer samme kontakt to ganger.

Hva en retting ikke skal gjøre

• Dikte opp. Finnes ikke gaten i kommunen, eller mangler husnummeret, sier resultatet det og overlater avgjørelsen til deg. En sannsynlig adresse konstruert ved skrivebordet er verre enn en adresse som er oppgitt som usikker.
• Slette på egen hånd. Dubletter merkes med vurderingen og den foreslåtte hovedoppføringen. Å slå sammen eller holde to oppføringer fra hverandre er et valg for den som kjenner kundene.
• Forkaste på grunn av en skrivefeil. En e-postadresse med «gmial.com» er ikke en tapt kontakt: det er en kontakt med rettelsen ved siden av.
• Arbeide i stillhet. Hvert endret felt skal ha verdien før, verdien etter og årsaken ved siden av. Uten det kan rettingen verken kontrolleres eller forklares for den som betaler for den.

Slik gjøres det i praksis med RadarAddress

Du eksporterer registeret til en Excel- eller CSV-fil med kolonnene du har: etternavn, fornavn, adresse, postnummer, poststed, land, e-post, telefon. Den trenger ingen forberedelse: opplastingen kjenner igjen skilletegnet, tegnkodingen og overskriftene. Før jobben starter ser du en forhåndsvisning av radene og hvor mye kreditt den bruker; kreditten trekkes først når du bekrefter.

Den første jobben er kontaktkontrollen, som ordner adressen og kontrollerer navnet på samme rad. Den andre, på samme fil, er dedupliseringen, som gir hver rad tilbake med gruppen den hører til og oppføringen som bør beholdes. E-postadresser, telefonnumre og nettsteder kontrolleres med egne jobber, ett element om gangen. I hver resultatfil finner du for hver rad resultatet, den korrekte formen og hva som ble endret; oppsummeringen ved jobbens slutt sorterer resultatene etter kategori, så du straks vet hvor mange rader som var i orden, hvor mange som ble rettet og hvor mange som må ses på for hånd.

Den som arbeider fra kode, har de samme tre stegene i API-et: ett endepunkt per tjeneste, enkeltvis eller i bunter, og asynkrone jobber for store registre. For å forberede filen godt finnes filveiledningen; prislisten står på prissiden.

Slik måler du resultatet

En retting bedømmes på tallene før og etter, ikke på følelsen. De nyttige tallene er få: hvor mange rader hadde en adresse motoren måtte rette, hvor mange står igjen med et resultat til kontroll, hvor mange grupper av dubletter ble funnet og med hvilket sikkerhetsnivå, hvor mange e-postadresser og telefonnumre kan ikke brukes. Oppsummeringen av hver jobb gir dem per resultatkategori, og aktivitetssiden i kontoen din tar vare på historikken over alt du har behandlet.

Tallet som virkelig teller kommer etterpå, og det er ditt: hvor mange brev kommer i retur i neste kampanje, og hvor mange doble utsendelser går ut. Målte du det ikke før rettingen, er det på tide å begynne: det er den eneste måten å vite hva den ga.

En oppføring før og etter rettingen

Hver rad i resultatet har resultatet og listen over endringene med årsak. Finnes det også en «K. Hansen, Karl Johans gate 22, Oslo» i registeret, kobler dedupliseringen den til denne oppføringen med sitt sikkerhetsnivå. Navnet er oppdiktet for demonstrasjonsformål; enhver likhet med virkelige personer er tilfeldig.