Perguntas · Moradas

Como se verifica e corrige uma base de clientes?

O que quer dizer corrigir uma base de clientes

Uma base de clientes envelhece sozinha: quem insere os dados tem pressa, quem importa uma lista troca as colunas, quem atende o telefone escreve o nome de ouvido. Ao fim de algum tempo a mesma base contém moradas abreviadas de dez maneiras diferentes, a mesma pessoa em duas ou três fichas, e-mails com uma gralha no domínio e telefones com o indicativo escrito a meio. Nenhum destes é um erro grave por si só. Todos juntos fazem voltar as cartas, mandam duas vezes a mesma comunicação e inflacionam os números das campanhas.

Corrigir não quer dizer apagar as fichas imperfeitas. Quer dizer levar cada dado à sua forma correta quando é possível, assinalar o que não se consegue reconstruir com certeza e fundir as fichas que falam da mesma pessoa sem perder nada do que continham. O resultado é uma base sobre a qual uma campanha, uma fatura ou uma pesquisa por nome dão o resultado esperado.

A ordem dos três passos, e porque conta

Primeiro: as moradas. Rua por extenso, número de porta no seu lugar, código postal completo com os sete algarismos do troço certo, localidade na forma oficial. Começa-se aqui porque tudo o resto assenta na morada: duas fichas com «R. de Santa Catarina, 110» e «Rua de Santa Catarina 110» parecem diferentes enquanto a morada não estiver escrita da mesma maneira.

Segundo: os duplicados. Com as moradas arrumadas, a comparação entre as fichas reconhece a mesma pessoa mesmo com o nome abreviado, apelido e nome trocados ou uma gralha. Cada grupo de duplicados traz um nível de certeza e o motivo da aproximação, e propõe a ficha principal com o melhor campo tirado de cada uma.

Terceiro: os contactos. E-mails com o domínio correto, telefones na forma internacional com o tipo reconhecido (telemóvel, fixo), sites que respondem de facto. São verificações ficha a ficha: fazem-se no fim, quando as fichas já são as certas, para não verificar duas vezes o mesmo contacto.

O que uma correção não deve fazer

• Inventar. Se uma rua não consta na localidade ou o número falta, o resultado di-lo e deixa-lhe a decisão. Em Portugal o registo nacional não cobre todos os troços: onde não chega, o número fica «não confirmável», não «errado». Uma morada plausível construída à secretária é pior do que uma morada declarada incerta.
• Apagar sozinha. Os duplicados assinalam-se com o veredicto e a ficha principal proposta. Fundir ou manter separadas duas fichas é uma escolha de quem conhece os clientes.
• Deitar fora por uma gralha. Um e-mail com «gmial.com» não é um contacto perdido: é um contacto com a correção proposta ao lado.
• Trabalhar em silêncio. Cada campo alterado tem de ter ao lado o valor de antes, o de depois e o motivo. Sem isto a correção não se pode controlar nem explicar a quem a paga.

Como se faz na prática com a RadarAddress

Exporta a base de clientes para um ficheiro Excel ou CSV com as colunas que tem: apelido, nome, morada, código postal, localidade, e-mail, telefone. Não é preciso prepará-lo: o carregamento reconhece o separador, a codificação e os cabeçalhos. Antes de o trabalho arrancar vê a pré-visualização das linhas e quanto crédito exige; o crédito só é descontado quando confirma.

O primeiro trabalho é a verificação de contacto, que arruma a morada e controla na mesma linha o nome. O segundo, sobre o mesmo ficheiro, é a desduplicação, que devolve cada linha com o grupo a que pertence e a ficha a manter. E-mails, telefones e sites verificam-se com os trabalhos dedicados, um elemento de cada vez. Em cada ficheiro de resultado encontra, linha a linha, o resultado, a forma correta e o que mudou; o relatório de fim de trabalho resume os resultados por categoria, para saber logo quantas linhas estavam certas, quantas foram corrigidas e quantas devem ser revistas à mão.

Quem trabalha a partir de código tem os mesmos três passos na API: um endpoint por serviço, um de cada vez ou em lotes, e o trabalho assíncrono para as bases grandes. Para o preparar bem há o guia do ficheiro; os preços estão na página de preços.

Como se mede o resultado

Uma correção julga-se pelos números de antes e de depois, não pela sensação. Os números úteis são poucos: quantas linhas tinham uma morada que o motor teve de corrigir, quantas ficam com um resultado a rever, quantos grupos de duplicados foram encontrados e com que nível de certeza, quantos e-mails e quantos telefones não são utilizáveis. O relatório de cada trabalho dá-os por categoria de resultado, e a página de atividade da sua conta guarda o histórico de tudo o que processou.

O número que conta de verdade chega depois, e é seu: quantas cartas voltam na campanha seguinte e quantas comunicações em duplicado saem. Se antes da correção não o media, é o momento de começar: é a única maneira de saber quanto rendeu.

Uma ficha antes e depois da correção

Cada linha do resultado traz o resultado e a lista das alterações com o motivo: aqui o código postal com o hífen, a localidade em maiúsculas, a rua na forma do registo, o domínio do e-mail corrigido. Se na base houver também «J. Silva, R. Augusta 100, Lisboa», a desduplicação aproxima-a desta ficha com o seu nível de certeza. O nome é inventado para fins demonstrativos; qualquer referência a pessoas reais é mera coincidência.