Adresseguide

1. Hva en postadresse er
2. Delene i en adresse
3. Hvorfor adresser blir feil
4. Normalisere og kontrollere: to forskjellige ting
5. Hva som endres fra land til land
6. Koordinater og presisjon
7. Hva som skjer med en fil
8. Adresser og duplikater
9. Vanlige spørsmål

Hva en postadresse er

En postadresse er veien til en dør: landet, byen, gaten, nummeret i gaten, og inne i bygningen oppgangen eller leiligheten. Hver del avgrenser den forrige. Derfor er en adresse ikke fri tekst: den er data med en struktur, og strukturen bestemmes av landets post, ikke av den som skriver.

De nasjonale postverkene publiserer en utformingsstandard: rekkefølgen på linjene, hva som skrives med store bokstaver, hvor husnummeret står, hvordan man forkorter. Å følge den er ikke pedanteri: sorteringssentralene leser adressen med maskiner, og en linje på feil plass eller et generelt postnummer sender brevet på en ekstra runde, eller tilbake.

Delene i en adresse

• Gate·en type (via, piazza, rue, straße, calle) og et navn. Typen kan stå foran, bak eller sammenskrevet med navnet; navnet kan ha partikler («de la», «van der») som forblir med små bokstaver og forkortelser («S.», «G.») som skal skrives ut.
• Husnummer·et nummer, noen ganger med en bokstav eller et tillegg («7a», «12/B», «14-16»), i noen byer med en farge (de røde husnumrene i Genova og Firenze). Det står før eller etter gaten avhengig av landet, og må aldri forveksles med oppgang, leilighet eller etasje.
• Postnummer·angir et utleveringskontor, ikke en by: storbyer har titalls, og i noen land angir koden gatestrekningen eller den enkelte bygningen. Det har en fast form per land: fem sifre, fire sifre og to bokstaver, to grupper med mellomrom eller bindestrek.
• Poststed·kommunen, med store bokstaver og med sitt offisielle navn. Grenda, bydelen eller arrondissementet er tilleggsinformasjon, ikke en kommune: de hører hjemme på sin plass, og stedet forblir kommunen.
• Provins eller region·der landet bruker den i adressen: provinsforkortelsen i Italia, delstaten i USA; i Tyskland, Frankrike eller Spania skrives den ikke.
• Land·den siste linjen, med store bokstaver, på avsenderens språk; prefikset foran postnummeret (D-, F-, CH-) er en foreldet skikk og fjernes.

Hvorfor adresser blir feil

Adresser blir feil fordi mennesker skriver dem, i hast, hver på sin måte. Feilene er alltid de samme, og de kan gjenkjennes.

• Forkortelser: «v.», «p.zza», «str.», «avda.», «gt.». Den som skriver dem forstår dem; en maskin gjør det ikke, og to poster for samme person gjenkjennes ikke.
• Generelt eller gammelt postnummer: 20100, 00100, et nummer fra før en reform. Brevet havner på feil kontor.
• Grend i stedet for kommune, eller omvendt: stedet som er skrevet er en bydel, en innlemmet landsby, et industriområde, og kommunen er uklar.
• Ting på feil plass: «c/o», oppgang, leilighet, etasje og bygningens navn i gatelinjen, som blir uleselig.
• Sted på et annet språk: München som Munich, Lisboa som Lissabon, Antwerpen som Anvers. Landets post vil ha det med sitt eget navn.
• Riktig gate, ikke-eksisterende nummer: feilen ingen formregel ser, og som bare adresseregisteret kan avsløre.

Normalisere og kontrollere: to forskjellige ting

Å normalisere en adresse er å skrive den om i landets postform: postnummer i riktig format, forkortelser skrevet ut på stedets språk, store bokstaver etter bruk, husnummer der det hører hjemme, sted med sitt lokale navn, det som ikke hører til flyttet til sin plass. Det kan gjøres for enhver adresse i verden, fordi formen er en regel.

Å kontrollere en adresse er å sammenligne den med det nasjonale adresseregisteret: finnes den gaten i den kommunen? finnes det husnummeret i den gaten? er det postnummeret dens eget? Det kan bare gjøres der registeret er publisert og i drift, og det gir i tillegg husnummerets koordinater. En adresse kan være normalisert uten å være kontrollert; resultatet sier alltid hvilken av de to som er gjort.

Én regel gjelder for begge: hver endring oppgis, og det man ikke vet, finner man ikke på. En adresse som ikke kan rekonstrueres med sikkerhet, kommer ut med årsaken, ikke med en plausibel versjon.

Hva som endres fra land til land

Hvert land har sin egen grammatikk. Landene med register i drift, hvert med sin side:

For de andre landene gjelder landets postform: postnummer, forkortelser, store bokstaver, husnummer, landlinje. Listen vokser med registrene: alle land.

Koordinater og presisjon

En kontrollert adresse har et punkt på kartet: husnummerets bredde- og lengdegrad, hentet fra det nasjonale registeret. Når det nøyaktige nummeret ikke finnes, anslås punktet mellom nabonumrene i samme gate; når selv det mangler, faller man tilbake på gatens punkt eller kommunens sentrum. Presisjonsfeltet sier alltid hvilket nivå som ble nådd — husnummer, interpolert, gate, kommune — så den som bruker koordinatene vet hvor mye de kan stoles på.

Der det nasjonale registeret ikke publiserer et område, kan punktet komme fra OpenStreetMap: da oppgis kilden, og kildehenvisningen må gjengis hvis koordinatene publiseres.

Hva som skjer med en fil

En adressefil — kunder, givere, medlemmer — er nesten alltid skitten på måten beskrevet over, og skitten synes ikke før brevene kommer tilbake. Lastet opp som den er, kommer den tilbake med en ekstra kolonne for hvert rettede felt og en kolonne med resultatet: korrekt, endret med hva som er endret, til kontroll med årsaken. Kolonnene som ikke har noe med saken å gjøre, forblir urørte, i opprinnelig rekkefølge.

Radene som må kontrolleres er vanligvis få, og det er de som ingen regel kan avgjøre: en gate som ikke finnes i kommunen, et husnummer som ikke eksisterer. Der trengs et menneske, og resultatet stiller dem på rekke. Hvordan filen forberedes står på denne siden.

Adresser og duplikater

Samme person på samme adresse, skrevet på to måter, er den vanligste dubletten i et register, og den vanskeligste å se med et regneark: «v. Leopardi 4» og «Via Giacomo Leopardi, 4» er ulike strenger. Å normalisere adressene før sammenligningen får de to skrivemåtene til å falle sammen i samme form; for utenlandske adresser gjør en sammenligningsnøkkel samme jobb på landets språk («350 Fifth Avenue» og «350 5th Ave» stemmer overens).

Så ser sammenligningen på navnet — kjælenavn, initialer, ombyttet for- og etternavn, skrivefeil — og kontaktopplysningene, og gir et sikkerhetsnivå for hver gruppe. Hvordan det fungerer står under deduplisering.

Vanlige spørsmål