Adresgids

1. Wat een postadres is
2. De onderdelen van een adres
3. Waarom adressen misgaan
4. Normaliseren en verifiëren: twee verschillende dingen
5. Wat er van land tot land verandert
6. Coördinaten en precisie
7. Wat er met een bestand gebeurt
8. Adressen en dubbelen
9. Veelgestelde vragen

Wat een postadres is

Een postadres is de route naar een deur: het land, de stad, de straat, het nummer in de straat, en in het gebouw het trappenhuis of het appartement. Elk deel vernauwt het vorige. Daarom is een adres geen vrije tekst: het is een gegeven met een structuur, en de structuur wordt bepaald door de post van het land, niet door wie schrijft.

Nationale postbedrijven publiceren een opmaakstandaard: de volgorde van de regels, wat in hoofdletters gaat, waar het huisnummer staat, hoe je afkort. Die volgen is geen muggenzifterij: sorteercentra lezen het adres met machines, en een regel op de verkeerde plaats of een algemene postcode stuurt de brief een omweg op, of terug.

De onderdelen van een adres

• Straat·een type (via, piazza, rue, straße, calle) en een naam. Het type kan vóór, achter of aan de naam vast staan; de naam kan partikels hebben (“de la”, “van der”) die in kleine letters blijven en afkortingen (“S.”, “G.”) die uitgeschreven moeten worden.
• Huisnummer·een nummer, soms met een letter of toevoeging (“7a”, “12/B”, “14-16”), in sommige steden met een kleur (de rode huisnummers van Genua en Florence). Het staat vóór of na de straat afhankelijk van het land, en mag nooit verward worden met het trappenhuis, het appartement of de verdieping.
• Postcode·identificeert een bezorgkantoor, niet een stad: grote steden hebben er tientallen, en in sommige landen identificeert de code het straatdeel of het afzonderlijke gebouw. Hij heeft per land een vaste vorm: vijf cijfers, vier cijfers en twee letters, twee groepen met een spatie of een streepje.
• Plaats·de gemeente, in hoofdletters en met de officiële naam. Het gehucht, de wijk of het arrondissement zijn extra informatie, geen gemeente: ze horen op hun eigen plaats, en de plaats blijft de gemeente.
• Provincie of regio·waar het land die in het adres gebruikt: de provinciecode in Italië, de staat in de Verenigde Staten; in Duitsland, Frankrijk of Spanje wordt ze niet geschreven.
• Land·de laatste regel, in hoofdletters, in de taal van de afzender; het voorvoegsel vóór de postcode (D-, F-, CH-) is een achterhaald gebruik en wordt weggehaald.

Waarom adressen misgaan

Adressen gaan mis omdat mensen ze schrijven, in haast, ieder op zijn manier. De fouten zijn altijd dezelfde, en ze zijn te herkennen.

• Afkortingen: “v.”, “p.zza”, “str.”, “avda.”, “gt.”. Wie ze schrijft begrijpt ze; een machine niet, en twee records van dezelfde persoon worden niet herkend.
• Algemene of oude postcode: 20100, 00100, een code van vóór een hervorming. De brief komt bij het verkeerde kantoor aan.
• Gehucht in plaats van gemeente, of andersom: de geschreven plaats is een wijk, een opgeslokt dorp, een industriegebied, en de gemeente is onduidelijk.
• Dingen op de verkeerde plaats: “p/a”, “c/o”, trappenhuis, appartement, verdieping en gebouwnaam in de straatregel, die onleesbaar wordt.
• Plaats in een andere taal: München als Munich, Lissabon voor Lisboa, Milaan voor Milano. De post van dat land wil de eigen naam.
• Juiste straat, niet-bestaand nummer: de fout die geen vormregel ziet, en die alleen het adressenregister kan zeggen.

Normaliseren en verifiëren: twee verschillende dingen

Normaliseren betekent een adres herschrijven in de postvorm van zijn land: postcode in het juiste formaat, afkortingen uitgeschreven in de lokale taal, hoofdletters volgens gebruik, huisnummer waar het hoort, plaats in de lokale naam, wat er niet bij hoort verplaatst naar zijn eigen plek. Het kan met elk adres ter wereld, omdat de vorm een regel is.

Verifiëren betekent een adres vergelijken met het nationale adressenregister: bestaat die straat in die gemeente? bestaat dat huisnummer in die straat? hoort die postcode erbij? Het kan alleen waar het register gepubliceerd en in dienst is, en het geeft bovendien de coördinaten van het huisnummer. Een adres kan genormaliseerd zijn zonder geverifieerd te zijn; de uitkomst zegt altijd welke van de twee is gedaan.

Eén regel geldt voor beide: elke wijziging wordt verklaard, en wat niet bekend is, wordt niet verzonnen. Een adres dat niet met zekerheid te reconstrueren is, komt terug met de reden, niet met een aannemelijke versie.

Wat er van land tot land verandert

Elk land heeft zijn eigen grammatica. De landen waarvan het register in dienst is, elk met zijn pagina:

Voor de andere landen geldt de postvorm van het land: postcode, afkortingen, hoofdletters, huisnummer, landregel. De lijst groeit met de registers: alle landen.

Coördinaten en precisie

Een geverifieerd adres heeft een punt op de kaart: breedte- en lengtegraad van het huisnummer, uit het nationale register. Als het exacte nummer er niet is, wordt het punt geschat tussen de naburige nummers in dezelfde straat; als ook dat ontbreekt, valt het terug op het punt van de straat of het centrum van de gemeente. Het precisieveld zegt altijd welk niveau is bereikt — huisnummer, geïnterpoleerd, straat, gemeente — zodat wie de coördinaten gebruikt weet hoeveel vertrouwen ze verdienen.

Waar het nationale register een gebied niet publiceert, kan het punt van OpenStreetMap komen: in dat geval wordt de bron vermeld en moet de bronvermelding worden overgenomen als de coördinaten worden gepubliceerd.

Wat er met een bestand gebeurt

Een adressenbestand — klanten, donateurs, leden — is bijna altijd vuil op de hierboven beschreven manier, en het vuil is niet te zien tot de brieven terugkomen. Zoals het is geüpload, komt het terug met een extra kolom voor elk rechtgezet veld en een kolom met de uitkomst: correct, gewijzigd met wat er veranderd is, te controleren met de reden. De kolommen die er niets mee te maken hebben blijven intact, in de oorspronkelijke volgorde.

De rijen om te controleren zijn meestal weinig, en het zijn die welke geen enkele regel kan beslissen: een straat die niet in de gemeente te vinden is, een huisnummer dat niet bestaat. Daar is een mens nodig, en de uitkomst zet ze op een rij. Hoe je het bestand voorbereidt staat op deze pagina.

Adressen en dubbelen

Dezelfde persoon op hetzelfde adres, op twee manieren geschreven, is de meest voorkomende dubbele in een adressenbestand, en de moeilijkste om met een spreadsheet te zien: “v. Leopardi 4” en “Via Giacomo Leopardi, 4” zijn verschillende tekenreeksen. De adressen normaliseren vóór de vergelijking laat de twee schrijfwijzen samenvallen op dezelfde vorm; voor buitenlandse adressen doet een vergelijkingssleutel hetzelfde werk in de taal van het land (“350 Fifth Avenue” en “350 5th Ave” komen overeen).

Daarna kijkt de vergelijking naar de naam — koosnamen, initialen, achternaam en voornaam omgewisseld, typefouten — en de contactgegevens, en geeft een zekerheidsniveau voor elke groep. Hoe het werkt staat bij ontdubbelen.

Veelgestelde vragen