Fragen · E-Mail

Wie bereinige ich eine E-Mail-Liste vor einer Kampagne?

Was wir an jeder Adresse prüfen

Die Prüfung arbeitet auf zwei Ebenen, beide, bevor irgendetwas verschickt wird.

• Die Syntax, nach den formalen Regeln für E-Mail-Adressen aus den RFC 5321 und 5322: Aufbau, erlaubte Zeichen, Satzzeichen an der falschen Stelle.
• Die Domain, mit der Prüfung, dass sie existiert und für den Empfang von Post eingerichtet ist (MX-Eintrag): Eine richtig geschriebene, aber nicht existierende Domain, oder eine, die keine Post annimmt, führt zu keinem Postfach.

Von da an fügt das System drei nützliche Hinweise hinzu, nicht nur ein Urteil gültig/ungültig:

• Tippfehler in der Domain: „gmial.com“ wird erkannt und die Korrektur daneben vorgeschlagen, sodass der Kontakt gerettet wird, statt verloren zu gehen.
• Wegwerf-Postfach: Temporäre Adressen, angelegt, um nie einen echten Newsletter zu empfangen, werden als das gekennzeichnet, was sie sind.
• Allgemeine Adresse: „info@“, „buchhaltung@“, „bestellung@“ sind gültige Adressen und bleiben in der Liste. Es ist nur nützlich zu wissen, dass dahinter nicht eine einzelne Person steht, um den Ton der Kampagne darauf abzustimmen.

Was wir nicht tun, und warum

Wir prüfen nicht, ob das einzelne Postfach wirklich existiert, indem wir uns mit dem Mailserver des Empfängers verbinden (SMTP-Prüfung). Das ist eine aufdringliche Technik, sie klopft beim fremden Server an, eine Adresse nach der anderen, und bei den großen Anbietern ist sie auch unzuverlässig: Viele antworten immer „existiert“, damit Spammer nicht erfahren, welche Adressen echt sind, und das Ergebnis ist dann nicht verlässlicher als ein Münzwurf.

Das Prinzip, dem wir folgen, ist ein anderes: Den Kontakt zu retten ist mehr wert als das Urteil. Eine Liste mit einem korrigierten und gemeldeten Tippfehler ist nützlicher als eine Liste, aus der dieser Kontakt stillschweigend gestrichen wurde.

Das Ergebnis neben jeder E-Mail-Adresse

Das Ergebnis ist kein einfaches Ja oder Nein: Jede Adresse kommt mit einem Hinweis zurück, der erklärt, was wir gefunden haben, sodass Sie Zeile für Zeile entscheiden können, was vor dem Versand zu tun ist.

• Kein Hinweis: Die Adresse ist richtig geschrieben und die Domain empfängt Post, nichts zu korrigieren.
• In der Form korrigiert: Syntax bereinigt, zum Beispiel Leerzeichen oder Großbuchstaben an der falschen Stelle entfernt, ohne die Adresse in der Sache anzutasten.
• Tippfehler in der Domain: Die geschriebene Domain existiert nicht, ähnelt aber einer gängigen, mit dem Korrekturvorschlag daneben.
• Wegwerf-Postfach: angelegt, um nie etwas Dauerhaftes zu empfangen; im Auge zu behalten, wenn die Kampagne einen über die Zeit stabilen Kontakt verlangt.
• Allgemeine Adresse: gültig, aber dahinter steht wahrscheinlich ein Büro und keine Person.
• Domain nicht existent oder ungültig: Hier ist keine Zustellung möglich, und das ist der Teil der Liste, den Sie vor dem Versand wirklich entfernen sollten.

Wie Sie die Liste bearbeiten

Sie können eine Adresse auf einmal auf der Website prüfen, um sich ein Bild zu machen, oder die ganze Liste in einer Datei durchlaufen lassen: Jede Zeile kommt mit dem Ergebnis daneben zurück, bereit zum Filtern vor dem Versand. Wenn Ihr System unsere API direkt aufruft, ist die E-Mail-Prüfung ein eigener Endpunkt und fügt sich in den Ablauf ein, den Sie schon für den Versand der Kampagnen nutzen.

Ein Feld kann mehrere getrennte Adressen enthalten, das kommt in CRM-Systemen oft vor, mit „email1; email2“ in derselben Zelle: Wir trennen sie und prüfen beide, ohne dass Sie die Datei vorher von Hand bereinigen müssen. Die übrigen Spalten der Datei, Name, Vorname, Postanschrift, bleiben unangetastet: Wir fügen nur die Spalten mit der E-Mail-Adresse in der korrekten Form und dem Ergebnis hinzu, ohne den Rest des Bestands zu berühren.

Warum vor jedem Versand

Eine Liste mit zu vielen unzustellbaren Adressen verschlechtert den Ruf des Absenders bei den Mailanbietern: Je mehr E-Mails zurückkommen, desto eher landen die folgenden Kampagnen im Spam, auch die an echte Kontakte. Die Liste vor dem Versand zu bereinigen ist nicht nur eine Frage der Ordnung: Es schützt die Zustellbarkeit aller Kampagnen, die danach kommen.

Es gibt auch eine einfachere, fast buchhalterische Seite: Jede an eine nicht existierende Adresse geschickte E-Mail ist ein verschenkter Versand, und bei einer Liste von einigen zehntausend Kontakten zeigt sich der Unterschied zwischen einer bereinigten und einer rohen Liste sofort in den Zahlen der Kampagne, nicht nur in ihrem Ruf.

Wie lange es dauert

Eine Liste mit einigen tausend Adressen ist in wenigen Minuten fertig; große Dateien laufen in der Warteschlange, und Sie bekommen eine E-Mail, wenn der Auftrag bereit ist, mit dem Ergebnis dreißig Tage lang herunterladbar. Vor dem Start sehen Sie eine Vorschau mit den in der Datei erkannten Spalten: Guthaben wird erst bei der Bestätigung abgebucht, nicht beim bloßen Hochladen. Die Preise stehen auf der Preisseite.