Questions · Adresses

Pourquoi le courrier revient-il, et comment réduire les plis non distribués ?

Les causes les plus fréquentes des plis non distribués

Un retour coûte plus qu'un timbre : l'affranchissement, le temps de découvrir que le pli n'est pas arrivé, souvent un second envoi après avoir retrouvé la bonne adresse. En regardant des fichiers réels, les causes se répètent presque toujours à l'identique, et la plupart sont dans l'adresse écrite. Avant d'imprimer, cela vaut la peine de regarder le fichier avec ces points en tête :

• Voie abrégée ou écrite de façon informelle. « 10 pl. de la comédie » au lieu de « 10 Place de la Comédie » : le facteur la reconnaît presque toujours, mais ce n'est pas la forme de distribution correcte et sur les grandes campagnes la marge d'erreur s'accumule.
• Code postal erroné, ancien ou avec le préfixe du pays. « F-31000 » est un usage dépassé ; un code d'avant une réforme ou celui d'une commune voisine envoie la lettre dans le mauvais centre de tri.
• Numéro manquant. Sans numéro l'adresse est incomplète : parfois la distribution réussit quand même, souvent non.
• Un quartier ou un hameau à la place de la commune. Quand la localité écrite est un quartier ou un village absorbé, la commune ne se comprend pas et l'adresse peut être méconnaissable alors que la voie existe vraiment.
• « Chez », étage et appartement dans le champ adresse. Quand ces informations se mélangent au nom de la voie, le numéro peut finir à la mauvaise place ou disparaître tout à fait.
• Le destinataire a déménagé. Dans ce cas il faut mettre à jour le fichier, et aucune vérification ne peut le savoir seule. Quand l'adresse elle-même n'existe plus dans le référentiel national, en revanche, nous le signalons.

Ce que change la vérification des adresses avant l'impression

Une adresse vérifiée avant l'impression arrive dans la forme de distribution correcte : voie en toutes lettres, code postal confirmé, commune dans sa forme officielle. Cela retire du lot les retours qui dépendent de la façon dont l'adresse est écrite ; ceux dus au destinataire restent. Sur un fichier de quelques milliers de noms c'est souvent la plus grande partie des retours évitables, et aussi la moins chère à éliminer : on corrige une fois, avant d'imprimer, et on économise l'envoi, le retour et la recherche du bon destinataire.

L'avantage se voit surtout dans les pays dont le référentiel national des adresses est en service, où voie et numéro sont contrôlés un à un, et sur les fichiers anciens, où les adresses ont été écrites au fil des années par des personnes différentes, chacune avec ses abréviations et ses habitudes.

La correction est toujours déclarée

Quand nous remettons une adresse en ordre, nous l'écrivons, champ par champ : ce qu'elle était et ce qu'elle est devenue. Si l'adresse ne peut pas être reconstruite avec certitude — une voie introuvable dans la commune, des données insuffisantes — elle reste signalée avec le motif, pour une vérification à la main.

Qui y gagne

Ceux qui gèrent de grands fichiers le sentent plus que tous : campagnes de marketing direct, facturation, envoi de matériel aux membres ou aux donateurs, bases CRM alimentées par plusieurs canaux au fil des années. Plus le fichier est grand et ancien, plus il est probable qu'il ait accumulé les petites erreurs qui seules ne font pas de dégâts, mais qui additionnées deviennent un taux de retour visible en fin de campagne. Pour vérifier avant d'imprimer, vous prenez le fichier tel quel, avec les colonnes que vous avez déjà, et vous le retéléchargez corrigé, prêt pour l'impression des étiquettes ou pour le routeur.

Une adresse qui serait revenue

Résultat : modifié. Préfixe du pays retiré du code postal, ville en majuscules, numéro vérifié dans le référentiel national avec ses coordonnées. Le nom est inventé à des fins de démonstration ; toute référence à des personnes réelles est purement fortuite.