Ερωτήσεις · Διευθύνσεις

Γιατί επιστρέφουν οι επιστολές και πώς μειώνονται οι επιστροφές αλληλογραφίας;

Οι πιο συνηθισμένες αιτίες

Μια επιστροφή κοστίζει περισσότερο από ένα γραμματόσημο: τα ταχυδρομικά, τον χρόνο μέχρι να καταλάβετε ότι δεν έφτασε, συχνά μια δεύτερη αποστολή αφού εντοπιστεί η σωστή διεύθυνση. Οι αιτίες επαναλαμβάνονται σχεδόν ίδιες από αρχείο σε αρχείο, και οι περισσότερες βρίσκονται στη διεύθυνση όπως είναι γραμμένη, όχι στον παραλήπτη. Πριν από την εκτύπωση, αξίζει να κοιτάξετε τη λίστα με αυτά τα σημεία στον νου:

• Οδός συντομευμένη ή γραμμένη πρόχειρα. «λεωφ. συγγρού 364» αντί για «Λεωφόρος Συγγρού 364»: ο ταχυδρόμος σχεδόν πάντα την αναγνωρίζει, αλλά δεν είναι η σωστή μορφή παράδοσης και σε μεγάλες καμπάνιες το περιθώριο λάθους αθροίζεται.
• Ταχυδρομικός κώδικας λάθος, ελλιπής ή με πρόθεμα. Στην Ελλάδα ο κώδικας γράφεται σε δύο ομάδες, «546 40»: το «GR-54640» είναι ξεπερασμένη συνήθεια, και ένας κώδικας γειτονικής περιοχής ή ένας γενικός κώδικας μεγάλης πόλης στέλνει την επιστολή σε λάθος κέντρο διαλογής.
• Αριθμός που λείπει. Χωρίς τον αριθμό η διεύθυνση είναι ελλιπής: μερικές φορές η παράδοση πετυχαίνει ούτως ή άλλως, συχνά όχι.
• Συνοικία αντί για δήμο. Όταν η τοποθεσία που γράφτηκε είναι μια γειτονιά ή ένας οικισμός που ενσωματώθηκε, ο δήμος δεν είναι σαφής και η διεύθυνση μπορεί να μην αναγνωρίζεται παρόλο που η οδός υπάρχει.
• «c/o», όροφος και διαμέρισμα μέσα στο πεδίο της διεύθυνσης. Όταν αυτές οι πληροφορίες ανακατεύονται με το όνομα της οδού, ο αριθμός μπορεί να καταλήξει σε λάθος θέση ή να χαθεί εντελώς.
• Ο παραλήπτης μετακόμισε. Εδώ η διεύθυνση όπως γράφτηκε δεν φταίει: το αρχείο χρειάζεται ενημέρωση, και κανένας έλεγχος δεν μπορεί να το ξέρει από μόνος του. Στις χώρες με εθνικό μητρώο σε λειτουργία, όταν η ίδια η διεύθυνση δεν υπάρχει πια στο μητρώο, το επισημαίνουμε.

Τι αλλάζει όταν διορθώνετε τη διεύθυνση πριν από την εκτύπωση

Μια διεύθυνση που πέρασε από έλεγχο πριν από την εκτύπωση φτάνει στη σωστή μορφή παράδοσης: οδός ολογράφως, ταχυδρομικός κώδικας στη μορφή της χώρας, πόλη με κεφαλαία, ονοματεπώνυμο σε τάξη. Δεν είναι απόλυτη εγγύηση, κανείς δεν μπορεί να δώσει τέτοια, αλλά αφαιρεί από τον σωρό όλες τις επιστροφές που οφείλονται στο πώς είναι γραμμένη η διεύθυνση και όχι στο πού βρίσκεται ο παραλήπτης. Σε μια λίστα μερικών χιλιάδων ονομάτων είναι συχνά το μεγαλύτερο μέρος των αποφεύξιμων επιστροφών, και το φθηνότερο να αφαιρεθεί: το διορθώνετε μία φορά, πριν από την εκτύπωση, αντί να πληρώσετε τα ταχυδρομικά, την επιστροφή και τον εντοπισμό του σωστού παραλήπτη εκ των υστέρων.

Για τις ελληνικές διευθύνσεις η μηχανή δουλεύει στη μορφή: δεν υπάρχει ακόμη εθνικό μητρώο διευθύνσεων σε λειτουργία, οπότε δεν ελέγχει ότι η οδός και ο αριθμός υπάρχουν πράγματι, και το λέει καθαρά. Στις χώρες με μητρώο σε λειτουργία, οδός και αριθμός επαληθεύονται και ένας προς έναν. Το κέρδος φαίνεται προπάντων στα παλιά αρχεία, όπου τις διευθύνσεις έγραψαν με τα χρόνια διαφορετικοί άνθρωποι, ο καθένας με τις δικές του συντομογραφίες και συνήθειες.

Η διόρθωση δηλώνεται πάντα

Όταν διορθώνουμε μια διεύθυνση το καταγράφουμε, πεδίο προς πεδίο: τι ήταν και τι έγινε. Αν η διεύθυνση δεν μπορεί να ανασυσταθεί με βεβαιότητα — ελλιπή στοιχεία, αριθμός που λείπει, ταχυδρομικός κώδικας που δεν έχει τη μορφή της χώρας — μένει επισημασμένη με την αιτία, για έλεγχο με το χέρι. Προτιμούμε να σας αφήσουμε μια δηλωμένη αμφιβολία παρά να τυπώσουμε μια διεύθυνση από εικασία: μια λάθος διεύθυνση από ψεύτικη βεβαιότητα είναι χειρότερη από μία που έμεινε σε εκκρεμότητα, γιατί την πρώτη την ανακαλύπτετε μόνο όταν γυρίσει πίσω η επιστολή.

Ποιος κερδίζει

Όποιος διαχειρίζεται μεγάλα αρχεία το νιώθει περισσότερο: καμπάνιες άμεσου μάρκετινγκ, τιμολόγηση, αποστολές σε μέλη ή δωρητές, αρχεία CRM που τροφοδοτούνται από πολλά κανάλια με τα χρόνια. Όσο μεγαλύτερο και παλαιότερο το αρχείο, τόσο πιθανότερο να έχει συσσωρεύσει τα μικρά λάθη που από μόνα τους δεν βλάπτουν αλλά αθροίζονται σε ένα ποσοστό επιστροφών που βλέπετε στο τέλος της καμπάνιας. Ο έλεγχος πριν από την εκτύπωση δεν απαιτεί αλλαγή στον τρόπο που δουλεύετε: παίρνετε το αρχείο όπως είναι, με τις στήλες που ήδη έχετε, και το κατεβάζετε διορθωμένο, έτοιμο για την εκτύπωση ετικετών ή για την εταιρεία αποστολών.

Μια διεύθυνση που θα είχε γυρίσει πίσω

Αποτέλεσμα: τροποποιημένο. Πρόθεμα «GR-» αφαιρεμένο, ταχυδρομικός κώδικας στην ελληνική μορφή, πόλη με κεφαλαία χωρίς τόνους, ονοματεπώνυμο σε τάξη. Διεύθυνση στη μορφή της χώρας: η οδός δεν επαληθεύτηκε σε μητρώο, γιατί για την Ελλάδα δεν υπάρχει ακόμη κάποιο σε λειτουργία. Το ονοματεπώνυμο είναι επινοημένο για λόγους επίδειξης· κάθε αναφορά σε πραγματικά πρόσωπα είναι εντελώς συμπτωματική.