Frågor · Adresser

Varför kommer post tillbaka, och hur minskar man returposten?

De vanligaste orsakerna till returpost

En retur kostar mer än ett frimärke: portot, tiden det tar att upptäcka att brevet inte kom fram, ofta ett andra utskick efter att man spårat rätt adress. Tittar man på riktiga register upprepas orsakerna nästan alltid likadant, och de flesta finns i den skrivna adressen. Före tryck lönar det sig att gå igenom registret med de här punkterna i åtanke:

• Gatan förkortad eller informellt skriven. ”hantverkarg. 1” i stället för ”Hantverkargatan 1”: brevbäraren känner nästan alltid igen den, men det är inte den korrekta utdelningsformen, och i stora kampanjer växer felmarginalen.
• Postnummer i fel format, gammalt eller med landsprefix. ”S-111 29” är en föråldrad sed och ”11152” utan mellanslag är inte postens form; ett nummer från före en omläggning skickar brevet till fel terminal.
• Husnummer saknas. Utan nummer är adressen ofullständig: ibland lyckas utdelningen ändå, ofta inte.
• En stadsdel i stället för postorten. När den skrivna orten är en stadsdel eller en införlivad by är postorten oklar, och adressen kan bli oigenkännlig fastän gatan finns.
• ”C/o”, våning och lägenhet i adressfältet. När de uppgifterna blandas med gatunamnet kan husnumret hamna på fel plats eller försvinna helt.
• Mottagaren har flyttat. I det fallet behöver registret uppdateras, och ingen kontroll kan veta det själv. När adressen i sig inte längre finns i det nationella registret flaggar vi däremot för det.

Vad adressvalideringen ändrar före tryck

En adress som kontrollerats före tryck kommer fram i korrekt utdelningsform: gatan utskriven, postnumret i rätt format, orten i officiell form. Det tar bort de returer som beror på hur adressen är skriven; de som beror på mottagaren finns kvar. I ett register med några tusen namn är det ofta den största delen av de returer som går att undvika, och också den billigaste att ta bort: man rättar en gång, före tryck, och sparar porto, retur och sökandet efter rätt mottagare.

Vinsten syns framför allt i länderna vars nationella adressregister är i drift, där gata och husnummer kontrolleras ett och ett, och i gamla register där adresserna skrivits under åren av olika personer, var och en med sina förkortningar och vanor.

Rättelsen redovisas alltid

När vi rättar en adress skriver vi ner det, fält för fält: vad den var och vad den blev. Om adressen inte kan återskapas med säkerhet — en gata som inte finns i kommunen, otillräckliga uppgifter — förblir den markerad med orsaken, för en kontroll för hand.

Vem som tjänar på det

Den som hanterar stora register känner det mest: direktmarknadsföringskampanjer, fakturering, utskick till medlemmar eller givare, CRM-register som matats från flera kanaler under åren. Ju större och äldre registret är, desto troligare har det samlat på sig de små felen som var för sig inte gör skada men sammanlagt blir en returandel som syns i slutet av kampanjen. För att kontrollera före tryck tar du filen som den är, med de kolumner du redan har, och laddar ner den rättad, klar för etikettutskrift eller för utskicksföretaget.

En adress som skulle ha kommit tillbaka

Resultat: ändrad. Gatan utskriven, postnumret i svenskt format, orten med versaler. Namnet är påhittat i demonstrationssyfte; varje likhet med verkliga personer är en tillfällighet.