Spørsmål · Adresser

Hvorfor kommer post tilbake, og hvordan reduserer man returposten?

De vanligste årsakene til returpost

En retur koster mer enn et frimerke: portoen, tiden det tar å oppdage at brevet ikke kom fram, ofte en ny utsendelse etter at riktig adresse er sporet opp. Ser man på ekte registre, gjentar årsakene seg nesten alltid likt, og de fleste ligger i den skrevne adressen. Før trykking lønner det seg å gå gjennom registeret med disse punktene i tankene:

• Gaten forkortet eller uformelt skrevet. «karl johans gt. 22» i stedet for «Karl Johans gate 22»: postbudet kjenner den nesten alltid igjen, men det er ikke den korrekte utleveringsformen, og i store kampanjer vokser feilmarginen.
• Postnummer feil, gammelt eller med landsprefiks. «N-0037» er en foreldet skikk; et nummer fra før en omlegging eller fra nabostedet sender brevet til feil terminal.
• Husnummer mangler. Uten nummer er adressen ufullstendig: noen ganger lykkes utleveringen likevel, ofte ikke.
• En bydel i stedet for poststedet. Når stedet som er skrevet er en bydel eller en innlemmet landsby, er poststedet uklart, og adressen kan bli ugjenkjennelig selv om gaten finnes.
• «C/o», etasje og leilighet i adressefeltet. Når disse opplysningene blandes med gatenavnet, kan husnummeret havne på feil plass eller forsvinne helt.
• Mottakeren har flyttet. I så fall må registeret oppdateres, og ingen kontroll kan vite det av seg selv. Når adressen i seg selv ikke lenger finnes i det nasjonale registeret, sier vi derimot fra.

Hva adressevalideringen endrer før trykking

En adresse som er kontrollert før trykking kommer fram i korrekt utleveringsform: gaten skrevet ut, postnummeret bekreftet, stedet i offisiell form. Det fjerner returene som skyldes hvordan adressen er skrevet; de som skyldes mottakeren, blir igjen. I et register med noen tusen navn er det ofte den største delen av returene som kan unngås, og også den billigste å fjerne: man retter én gang, før trykking, og sparer porto, retur og oppsporing av riktig mottaker.

Gevinsten viser seg framfor alt i landene med nasjonalt adresseregister i drift, der gate og husnummer kontrolleres én for én, og i gamle registre der adressene er skrevet gjennom årene av ulike personer, hver med sine forkortelser og vaner.

Rettelsen oppgis alltid

Når vi retter en adresse, skriver vi det ned, felt for felt: hva den var og hva den ble. Hvis adressen ikke kan rekonstrueres med sikkerhet — en gate som ikke finnes i kommunen, utilstrekkelige data — forblir den merket med årsaken, for en kontroll for hånd.

Hvem som tjener på det

Den som håndterer store registre, merker det mest: direktemarkedsføringskampanjer, fakturering, utsendelse til medlemmer eller givere, CRM-registre som er matet fra flere kanaler gjennom årene. Jo større og eldre registeret er, desto mer sannsynlig har det samlet opp de små feilene som alene ikke gjør skade, men som til sammen blir en returandel som synes ved slutten av kampanjen. For å kontrollere før trykking tar du filen som den er, med kolonnene du allerede har, og laster den ned rettet, klar til etikettutskrift eller til utsendelsesfirmaet.

En adresse som ville kommet tilbake

Resultat: endret. Postnummer fylt ut fra registeret, stedet med store bokstaver, husnummeret kontrollert med koordinatene. Navnet er oppdiktet for demonstrasjonsformål; enhver likhet med virkelige personer er tilfeldig.