Fragen · Adressen

Warum kommt Post zurück, und wie vermeidet man unzustellbare Sendungen?

Die häufigsten Ursachen

Ein Rückläufer kostet mehr als eine Briefmarke: das Porto, die Zeit, bis man merkt, dass er nicht angekommen ist, oft ein zweiter Versand, nachdem man die richtige Adresse ermittelt hat. Schaut man auf echte Adressbestände, wiederholen sich die Ursachen fast immer gleich, und die meisten liegen in der geschriebenen Adresse, nicht im Empfänger. Vor dem Druck lohnt es sich, den Bestand mit diesen Punkten im Kopf durchzusehen:

• Straße abgekürzt oder informell geschrieben. „mönckebergstr. 7“ statt „Mönckebergstraße 7“: der Zusteller erkennt es fast immer, aber es ist nicht die korrekte Zustellform, und bei großen Kampagnen summiert sich die Fehlerquote.
• Postleitzahl falsch, alt oder mit Länderkürzel. „D-80331“ ist ein überholter Brauch; eine PLZ aus der Zeit vor einer Reform oder die eines Nachbarorts schickt den Brief in das falsche Verteilzentrum.
• Fehlende Hausnummer. Ohne Nummer ist die Adresse unvollständig: manchmal gelingt die Zustellung trotzdem, oft nicht.
• Ein Ortsteil statt der Gemeinde. Wenn der geschriebene Ort ein Stadtteil oder ein eingemeindetes Dorf ist, ist die Gemeinde unklar, und die Adresse kann unkenntlich sein, obwohl es die Straße gibt.
• „c/o“, Stockwerk und Wohnung im Adressfeld. Wenn sich diese Angaben mit dem Straßennamen mischen, landet die Hausnummer am falschen Platz oder verschwindet ganz.
• Der Empfänger ist umgezogen. Hier hat die geschriebene Adresse keine Schuld: der Bestand muss aktualisiert werden, und keine Prüfung kann das von allein wissen. Wenn die Adresse selbst im nationalen Register nicht mehr existiert, weisen wir aber darauf hin.

Was sich ändert, wenn man die Adresse vor dem Druck bereinigt

Eine vor dem Druck geprüfte Adresse kommt in der korrekten Zustellform an: Straße ausgeschrieben, Postleitzahl bestätigt, Ort in der amtlichen Form. Das ist keine absolute Garantie, die kann niemand geben, aber es nimmt alle Rückläufer aus dem Stapel, die davon abhängen, wie die Adresse geschrieben ist, statt davon, wo der Empfänger ist. Bei einem Bestand von einigen tausend Namen ist das oft der größte Teil der vermeidbaren Rückläufer, und auch der billigste: man bereinigt einmal, vor dem Druck, statt hinterher Porto, Rücksendung und die Ermittlung des richtigen Empfängers zu bezahlen.

Der Vorteil zeigt sich vor allem in den Ländern, deren nationales Adressregister im Dienst ist, wo Straße und Hausnummer einzeln geprüft werden, und bei alten Beständen, in denen die Adressen über die Jahre von verschiedenen Leuten geschrieben wurden, jeder mit eigenen Abkürzungen und Gewohnheiten.

Die Korrektur wird immer erklärt

Wenn wir eine Adresse bereinigen, schreiben wir es auf, Feld für Feld: was sie war und was sie geworden ist. Lässt sich die Adresse nicht sicher rekonstruieren — eine Straße, die in der Gemeinde nicht zu finden ist, unzureichende Daten — bleibt sie mit dem Grund markiert, für eine Prüfung von Hand. Lieber lassen wir Ihnen einen erklärten Zweifel, als eine geratene Adresse zu drucken: eine aus falscher Sicherheit falsche Adresse ist schlimmer als eine offen gelassene, denn die erste entdeckt man erst, wenn der Brief zurückkommt.

Wer davon profitiert

Wer große Bestände verwaltet, spürt es am meisten: Direktmarketing-Kampagnen, Rechnungsstellung, Versand an Mitglieder oder Spender, CRM-Bestände, die über Jahre aus mehreren Kanälen gespeist wurden. Je größer und älter der Bestand, desto wahrscheinlicher hat er die kleinen Fehler angesammelt, die allein keinen Schaden anrichten, sich aber zu einer Rückläuferquote summieren, die man am Ende der Kampagne sieht. Vor dem Druck zu prüfen verlangt nicht, anders zu arbeiten: Sie nehmen die Datei, wie sie ist, mit den Spalten, die Sie schon haben, und laden sie korrigiert herunter, bereit für den Etikettendruck oder den Lettershop.

Eine Adresse, die zurückgekommen wäre

Ergebnis: geändert. Länderkürzel vor der Postleitzahl entfernt, Ort in Großbuchstaben, Hausnummer mit den Koordinaten geprüft. Der Name ist zu Demonstrationszwecken erfunden; jede Ähnlichkeit mit realen Personen ist rein zufällig.