Perguntas · Moradas

Porque voltam as cartas e como se reduzem as devoluções postais?

As causas mais comuns

Uma devolução custa mais do que um selo: o envio, o tempo de descobrir que não chegou, muitas vezes um segundo envio depois de localizar a morada certa. Olhando para bases de dados reais, as causas repetem-se quase sempre iguais, e a maior parte está na morada escrita, não no destinatário. Antes de imprimir, vale a pena olhar para a base de dados com estes pontos em mente:

• Rua abreviada ou escrita de forma informal. «r. de santa catarina, 110» em vez de «Rua de Santa Catarina 110»: o carteiro reconhece-a quase sempre, mas não é a forma de entrega correta e nas campanhas grandes a margem de erro acumula-se.
• Código postal incompleto ou errado. Em Portugal o código postal tem sete algarismos e o segundo grupo identifica o troço de rua: «4000» sem os três algarismos manda a carta a dar uma volta, um código de outro troço manda-a para o sítio errado.
• Número de porta em falta. Sem número a morada está incompleta: às vezes a entrega corre bem na mesma, muitas vezes não.
• Um bairro ou um lugar em vez do município. Quando a localidade escrita é um bairro ou uma aldeia absorvida, o município não se percebe e a morada pode ser irreconhecível mesmo que a rua exista de facto.
• «A/c», andar e porta dentro do campo morada. Quando esta informação se mistura com o nome da rua, o número pode acabar no sítio errado ou desaparecer de todo.
• O destinatário mudou-se. Aqui a morada de partida não tem culpa: é a base de dados que deve ser atualizada, e nenhuma verificação o pode saber sozinha. Quando a própria morada já não existe no registo nacional, porém, assinalamo-lo.

O que muda ao arrumar a morada antes de imprimir

Uma morada verificada antes de imprimir chega na forma de entrega correta: rua por extenso, código postal confirmado, município na forma oficial. Não é uma garantia absoluta, ninguém a pode dar, mas tira do monte todas as devoluções que dependem de como a morada está escrita e não de onde está o destinatário. Numa base de dados de alguns milhares de nomes é muitas vezes a maior parte das devoluções evitáveis, e também a mais barata de eliminar: arruma-se uma vez, antes de imprimir, em vez de pagar o envio, a devolução e a procura do destinatário certo depois.

A vantagem vê-se sobretudo nos países com o registo nacional de moradas em serviço, onde rua e número são controlados um a um, e nas bases de dados antigas, onde as moradas foram escritas ao longo dos anos por pessoas diferentes, cada uma com as suas abreviaturas e os seus hábitos.

A correção é sempre declarada

Quando arrumamos uma morada escrevemo-lo, campo a campo: o que era e no que se tornou. Se a morada não se consegue reconstruir com certeza — uma rua que não consta no município, dados insuficientes — fica assinalada com o motivo, para uma verificação à mão. Preferimos deixar-lhe uma dúvida declarada a imprimir uma morada adivinhada: uma morada errada por falsa certeza é pior do que uma deixada em suspenso, porque a primeira só a descobre quando a carta volta.

Quem ganha com isso

Quem gere bases de dados grandes sente-o mais do que ninguém: campanhas de marketing direto, faturação, envio de material a sócios ou doadores, bases CRM alimentadas por vários canais ao longo dos anos. Quanto maior e mais antiga a base de dados, mais provável é que acumule os pequenos erros que sozinhos não fazem mal, mas somados se tornam uma margem de devolução que se vê no fim da campanha. Verificar antes de imprimir não obriga a mudar a forma de trabalhar: pega no ficheiro tal como está, com as colunas que já tem, e volta a descarregá-lo corrigido, pronto para imprimir as etiquetas ou para enviar ao distribuidor.

Uma morada que teria voltado

Resultado: alterado. Código postal completado pelo registo com os sete algarismos, cidade em maiúsculas, número verificado com as coordenadas. O nome é inventado para fins demonstrativos; qualquer referência a pessoas reais é mera coincidência.