Preguntas · Direcciones

¿Por qué vuelven las cartas y cómo se reducen las devoluciones postales?

Las causas más comunes

Una devolución cuesta más que un sello: el envío, el tiempo de descubrir que no ha llegado, a menudo un segundo envío después de localizar la dirección correcta. Mirando bases de datos reales, las causas se repiten casi siempre iguales, y la mayoría está en la dirección escrita, no en el destinatario. Antes de imprimir, merece la pena mirar la base de datos con estos puntos en mente:

• Vía abreviada o escrita de manera informal. «avda. de la constitución 1» en vez de «Avenida de la Constitución 1»: el cartero la reconoce casi siempre, pero no es la forma de entrega correcta y en las campañas grandes el margen de error se acumula.
• Código postal equivocado, antiguo o con el prefijo del país. «E-28014» es una costumbre superada; un código de antes de una reforma o el de un municipio vecino manda la carta al centro de clasificación equivocado.
• Número que falta. Sin número la dirección está incompleta: a veces la entrega sale bien igualmente, a menudo no.
• Un barrio o una pedanía en lugar del municipio. Cuando la localidad escrita es un barrio o un pueblo absorbido, el municipio no se entiende y la dirección puede ser irreconocible aunque la vía exista de verdad.
• «A/a», piso y puerta dentro del campo dirección. Cuando esta información se mezcla con el nombre de la vía, el número puede acabar en el sitio equivocado o desaparecer del todo.
• El destinatario se ha mudado. Aquí la dirección de partida no tiene la culpa: es la base de datos la que hay que actualizar, y ninguna verificación puede saberlo por sí sola. Cuando la dirección en sí ya no existe en el registro nacional, en cambio, te lo señalamos.

Qué cambia arreglando la dirección antes de imprimir

Una dirección verificada antes de imprimir llega en la forma de entrega correcta: vía por extenso, código postal confirmado, municipio en su forma oficial. No es una garantía absoluta, nadie puede darla, pero quita del montón todas las devoluciones que dependen de cómo está escrita la dirección y no de dónde está el destinatario. En una base de datos de unos miles de nombres suele ser la parte más grande de las devoluciones evitables, y también la más barata de eliminar: se arregla una vez, antes de imprimir, en vez de pagar el envío, la devolución y la búsqueda del destinatario correcto después.

La ventaja se ve sobre todo en los países con el registro nacional de direcciones en servicio, donde vía y número se controlan uno a uno, y en las bases de datos antiguas, donde las direcciones las han escrito a lo largo de los años personas distintas, cada una con sus abreviaturas y sus costumbres.

La corrección siempre se declara

Cuando arreglamos una dirección lo escribimos, campo por campo: qué era y en qué se ha convertido. Si la dirección no se puede reconstruir con certeza — una vía que no aparece en el municipio, datos insuficientes — queda señalada con el motivo, para una revisión a mano. Preferimos dejarte una duda declarada antes que imprimir una dirección adivinada: una dirección equivocada por falsa certeza es peor que una dejada en suspenso, porque la primera solo la descubres cuando la carta vuelve.

Quién sale ganando

Quien gestiona bases de datos grandes lo nota más que nadie: campañas de marketing directo, facturación, envío de material a socios o donantes, bases CRM alimentadas por varios canales a lo largo de los años. Cuanto más grande y más antigua es la base de datos, más probable es que acumule los pequeños errores que por sí solos no hacen daño, pero sumados se convierten en un margen de devolución que se ve al final de la campaña. Verificar antes de imprimir no obliga a cambiar cómo trabajas: coges el archivo tal cual, con las columnas que ya tienes, y lo vuelves a descargar corregido, listo para imprimir las etiquetas o para mandarlo al transportista.

Una dirección que habría vuelto

Resultado: modificado. Código postal completado por el registro, vía y ciudad en la forma postal, número verificado con sus coordenadas. El nombre es inventado con fines demostrativos; cualquier referencia a personas reales es pura coincidencia.