Spørgsmål · Adresser

Hvorfor kommer breve retur, og hvordan får man mindre returpost?

De hyppigste årsager til returpost

En retur koster mere end portoen: forsendelsen, tiden, der går, før man opdager, at brevet ikke kom frem, ofte en ny forsendelse, når den rigtige adresse er sporet. Ser man på kontaktlister i brug, gentager årsagerne sig næsten identisk, og de fleste ligger i adressen, som den er skrevet. Før du printer, er det værd at gennemgå listen med disse punkter for øje:

• Vejen forkortet eller skrevet uformelt. »h.c. andersens blvd. 27« i stedet for »H.C. Andersens Boulevard 27«: postbuddet genkender den næsten altid, men det er ikke den korrekte leveringsform, og i store kampagner lægger fejlmarginen sig oven i hinanden.
• Postnummeret mangler, er forældet eller har landepræfiks. »DK-1550« er en forældet skik; et manglende postnummer eller et fra nabodistriktet sender brevet til det forkerte sorteringscenter, og i København er postdistriktet en del af bynavnet: »København V« og »København Ø« er to forskellige ting.
• Husnummeret mangler. Uden nummeret er adressen ufuldstændig: nogle gange lykkes leveringen alligevel, ofte ikke.
• En bydel eller en landsby i stedet for postbyen. Når det skrevne stednavn er et kvarter eller en indlemmet landsby, er postbyen uklar, og adressen kan være umulig at genkende, selv om vejen findes.
• »C/o«, etage og side inde i adressefeltet. Når de oplysninger blandes med vejnavnet, kan husnummeret ende det forkerte sted eller forsvinde helt.
• Modtageren er flyttet. I det tilfælde skal listen opdateres, og det kan ingen verificering vide af sig selv. Findes selve adressen derimod ikke længere i det nationale register, markerer vi det.

Hvad adressevalidering før print ændrer

En adresse, der er verificeret før print, kommer frem i den korrekte leveringsform: vejen skrevet helt ud, postnummeret bekræftet, byen i sin officielle form. Det fjerner fra bunken de returer, der skyldes, hvordan adressen er skrevet; dem, der skyldes modtageren, er der stadig. På en liste med nogle få tusind navne er det ofte den største del af de returer, der kan undgås, og også den billigste at fjerne: du retter én gang, før print, og sparer portoen, returen og sporingen af den rigtige modtager.

Gevinsten viser sig især i Danmark og de andre lande, hvis nationale adresseregister er i drift, hvor vej og husnummer tjekkes ét for ét, og på gamle lister, hvor adresserne gennem årene er skrevet af forskellige mennesker, hver med deres egne forkortelser og vaner.

Rettelsen oplyses altid

Når vi retter en adresse, skriver vi det ned, felt for felt: hvad den var, og hvad den blev til. Kan adressen ikke genopbygges med sikkerhed — en vej, der ikke findes i kommunen, utilstrækkelige data — forbliver den markeret med årsagen, til manuel kontrol.

Hvem har gavn af det

Den, der administrerer store lister, mærker det mest: direct mail-kampagner, fakturering, forsendelser til medlemmer eller donorer, CRM-poster fyldt fra flere kanaler gennem årene. Jo større og ældre listen er, jo mere sandsynligt har den samlet de små fejl, der ikke gør skade hver for sig, men tilsammen bliver til den returandel, du ser ved kampagnens afslutning. For at verificere før print tager du filen, som den er, med de kolonner, du allerede har, og downloader den rettet, klar til etiketprint eller til forsendelsesbureauet.

En adresse, der ville være kommet retur

Resultat: ændret. Postnummeret tilføjet fra registret, byen med store bogstaver, husnummeret verificeret i det nationale register. Navnet er opdigtet til demonstration; enhver lighed med virkelige personer er tilfældig.