Domande · Indirizzi

Come verifico gli indirizzi dei contribuenti prima di notificare avvisi e atti?

Perché un avviso non viene recapitato

L'anagrafica dei contribuenti si forma in anni di dichiarazioni, volture, dati catastali, importazioni da gestionali diversi, inserimenti fatti da persone diverse. Se ogni passaggio lascia l'indirizzo inalterato, sulla busta non sarà mai scritto in un formato uniforme. Gli errori sono sempre gli stessi:

• La via abbreviata o scritta in modo approssimativo. «C.so», «V.le», «S. Giovanni»: una busta sola arriva lo stesso, su migliaia di buste gli errori si sommano.
• Il CAP generico nelle città che ne hanno più d'uno. Il CAP giusto dipende dalla via e dal civico; con quello generico la busta fa un giro in più nello smistamento.
• Il numero civico incompleto o nel campo sbagliato. «12/A» spezzato in due campi, l'interno scritto dentro la via, il numero che manca del tutto.
• La frazione al posto del comune. Molte frazioni non hanno un CAP proprio: senza il comune l'indirizzo non si riconosce, anche se la via esiste.
• Lo stesso contribuente registrato due volte. Il nome scritto in due modi, il codice fiscale battuto male: partono due avvisi e arrivano due contestazioni.
• Il codice fiscale che non corrisponde al nominativo. L'atto parte intestato alla persona sbagliata.
• Il contribuente si è trasferito. Questo nessuna verifica dell'indirizzo può saperlo. La verifica dice se un indirizzo esiste e come si scrive; quando una via o un civico non risultano lo segnala, senza correggere a caso.

Cosa fa la verifica, riga per riga

Leggiamo ogni riga del file per intero, non un campo alla volta. L'indirizzo viene scritto nella forma di recapito: via per esteso, numero civico, CAP del civico nelle città che ne hanno più d'uno, comune e provincia coerenti; presso, scala e interno ciascuno nel suo campo; la casella postale riconosciuta come recapito valido. Il nominativo viene messo in ordine, con cognome e nome al loro posto. Del codice fiscale controlliamo la struttura e la corrispondenza con cognome, nome, data e luogo di nascita, quando il file li contiene. Le posizioni doppie vengono riunite con un grado di certezza: certo quando il codice fiscale coincide, probabile o da decidere negli altri casi. Quando le abbiamo, scriviamo accanto all'indirizzo anche le coordinate del civico, utili a chi organizza i giri dei messi notificatori.

Ogni riga ha un esito: corretta, modificata, con il dettaglio di che cosa è cambiato, oppure da controllare, con il motivo. Ha anche un'affidabilità, così decidi quali avvisi stampare subito e quali notificare in un altro modo.

Il file che scarichi è pronto per la stampa

Carichi il file così com'è: Excel, CSV o l'esportazione del gestionale, anche in JSON o XML. Le colonne le riconosciamo noi e le confermi prima di avviare il lavoro. Alla fine scarichi un archivio con il file pulito, che ha le stesse colonne di prima e nessuna riga in meno; le righe da controllare, a parte e con il motivo; l'elenco delle modifiche campo per campo; nella deduplica anche le righe da eliminare e i gruppi di doppioni. Il file pulito va allo stampatore o rientra nel gestionale senza altre lavorazioni.

Dentro il gestionale, con l'API

Se l'indirizzo va controllato nel momento in cui viene inserito, o il lotto si prepara in automatico, la stessa verifica è disponibile attraverso l'API: un indirizzo alla volta o elenchi fino a cinquecento per chiamata; gli elenchi più grandi, fino a centomila per invio, vengono messi in coda e il risultato si scarica quando è pronto. Decidi tu quanto deve essere prudente nel correggere: dal livello che sistema solo la forma a quello che prova a risolvere anche gli indirizzi scritti peggio, dichiarando sempre che cosa ha deciso.

A chi serve

A chi notifica per conto dei Comuni, agli uffici tributi, a chi fattura a ruolo servizi come l'acqua e i rifiuti, a chi gestisce le sanzioni, a chi sollecita i crediti: tutti spediscono lotti grandi con una scadenza, e ogni avviso non recapitato lo pagano due volte, una in affrancatura e una nel tempo perso per la seconda notifica. Il momento buono per verificare è prima dei lotti di fine anno, quando il file è pronto e la stampa non è ancora partita.

Un avviso prima e dopo la verifica

Esito: modificato, affidabilità alta. La via per esteso, il CAP del civico al posto di quello generico, la provincia aggiunta; il codice fiscale corrisponde al nominativo. Nominativo e codice fiscale sono inventati a scopo dimostrativo.